On olemassa erilaisia tapoja järjestää suora web -konferenssi yrityksille tai perheelle ja ystäville. Varmista, että aikataulussa ei ole ristiriitoja vieraiden kanssa valitsemalla päivämäärä ja kellonaika, joka sopii kaikille osapuolille. Verkkokokouksen ei pitäisi olla spontaani päätös, joten suunnittele se huolellisesti. Jos aiot käyttää ammattimaista verkkoneuvottelupalvelua, pyydä suosituksia. Vaihtoehtoisesti voit käyttää verkkoneuvotteluohjelmistopakettia. Jos aiot järjestää videokonferenssin, varmista, että jokaisella vieraallasi on tietokone, jossa on toimiva verkkokamera.
Jos käytät verkkoneuvotteluohjelmaa, saat parhaan tarjouksen tutkimalla verkossa ja vertaamalla hintoja. Lue arvosteluja tai pyydä vieraita näyttelemään ohjelmaa ja tarjoamaan mielipiteensä. Jos isännöit web -konferensseja kuukausittain, jotkin palvelut veloittavat kuukausimaksun. Ohjelmiston on myös oltava helppokäyttöinen, varsinkin niille, jotka ovat uusia verkkoneuvottelijoita.
Ennen kuin järjestät ensimmäisen live -verkkoneuvottelusi, varmista, että kaikki osallistujat ovat valmistautuneita. Keskustele vieraiden kanssa etukäteen selvittääksesi, että heillä kaikilla on asennettu yhteensopiva verkkoselain, joka toimii käyttämäsi neuvotteluohjelmiston kanssa. Ota selvää muista tietokonevaatimuksista ja ilmoita siitä vieraillesi.
Varmista ennen live -web -konferenssia, ettei ohjelmistossa ole virheitä tai häiriöitä. Tee tämä katsomalla videoesittely ennen kuin sitoudut ostamaan ohjelman. Jos live -verkkoneuvottelusi on tarkoitettu liike -elämälle, sinun on koottava paperityösi, tietosi ja muut asiaankuuluvat tiedot yhdessä ennen kuin alat välttää sitä hankalaa tilannetta, että sinun on anteeksiantava itsesi konferenssista työn etsimiseksi.
Pidä verkkoneuvottelusi rauhallisessa paikassa. Valitse huone, jossa ei ole häiriötekijöitä. Tämä tarkoittaa, että alueella ei ole meluisia lapsia tai lemmikkejä konferenssin aikana.
On tärkeää varmistaa turvallisuus ja turvallisuus kaikille konferenssiin osallistuville. Tämä tarkoittaa, että tietokoneellesi on asennettu hyvä virustorjunta- ja vakoiluohjelmisto-ohjelma. Jos palomuuri on asennettu, saatat joutua muuttamaan asetuksia neuvotteluohjelmiston eston poistamiseksi. Joissakin verkkoneuvotteluohjelmissa voi olla esiasennettu virustentorjunta- ja vakoiluohjelmasuojaus. Varmistaaksesi, että tietokoneessasi olevien ohjelmien kanssa ei ole ristiriitaa, sinun on ehkä poistettava virustorjuntaohjelma käytöstä.