Sisällönvarasto on eräänlainen sisällönhallintajärjestelmä, joka on suunniteltu tarjoamaan jäsennelty ja looginen tapa tallentaa erityyppisiä tärkeitä tietoja sisältäviä asiakirjoja. Hieman erilainen kuin tietokanta, tämäntyyppinen asiakirjojenhallintajärjestelmä antaa käyttäjille tyypillisesti pääsyn samoihin tietoihin samalla kun he käyttävät erilaisia sovelluksia vaikuttamatta kielteisesti tietojen johdonmukaisuuteen. Tämä lähestymistapa sisällön hallintaan tarjoaa monipuolisen tavan hyödyntää arkiston sisältämiä asiakirjoja ja voi usein toimia nopeammin kuin yrittää siirtää tietoja tietokannan ja yksittäisen sovelluksen välillä.
Vaikka sisältövarasto voidaan määrittää useilla eri tavoilla, useimmat lähestymistavat jakavat ydinryhmän ominaisuuksia. Yksi keskeinen näkökohta on kyky sallia useiden sovellusten käyttää samoja tietoja samanaikaisesti. Tämä voi olla erityisen tärkeää liiketoimintaympäristössä, jossa useat eri osastojen käyttäjät voivat tarvita samaa sisältöä. Itse sisällön eheys pysyy vakiona, vaikka eri käyttäjät pääsevät tietoihin ja käyttävät niitä useiden eri sovellusten kautta.
Sisällön arkistoon sisältyvien perustoimintojen ansiosta loppukäyttäjien on erittäin helppo käyttää arkistossa olevia tietoja. Sisällön lukeminen ja päivittäminen on yksinkertainen prosessi, samoin kuin hakujen tekeminen avainsanoilla tai lauseilla, päivämäärillä ja muilla määritetyillä hakuehdoilla. Tietoja voidaan viedä samalla vaivattomasti ja tuoda tietoja, ja mahdollisuus määrittää eri käyttäjiä tietyille käyttöoikeustasoille on myös arkistonhallinnan yksinkertainen tehtävä.
Samaan aikaan sisältörekisteri päivittää jatkuvasti säilytettyjä tietoja, yleensä reaaliajassa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos useita eri käyttäjiä työskentelee saman sisällön kanssa kerrallaan ja että tietoja muokkaa tai parantaa valtuutettu käyttäjä, kaikki sisällön kanssa tällä hetkellä työskentelevät käyttäjät saavat välittömästi päivitetyn version. Tämä voi olla erityisen tärkeää silloin, kun kyseiset tiedot ovat luonteeltaan taloudellisia tai ne liittyvät asiakastietoihin tai jonkin tyyppisen varaston ylläpitoon.
Sisältövaraston loogisten ja tyypillisesti pätevien jakamis- ja synkronointinäkökohtien ohella tämä erityinen lähestymistapa on yleensä erittäin helppo ylläpitää ja hallita tietotekniikan asiantuntijoita. Eri komentosarjojen kirjoittaminen, jotka mahdollistavat erätoimintojen suorittamisen, katsotaan suhteellisen helpoksi, ja sisällön arkiston tietojen tarkistaminen varmistaakseen, ettei niitä ole vaarantettu jollakin tavalla, on myös yksinkertainen tehtävä. Oikealla kokoonpanolla tämäntyyppinen asiakirjanhallintajärjestelmä voi säästää paljon aikaa ja rahaa.