Asiakirjojen kuvantamisohjelmisto on asiakirjahallinnassa käytettävä sovellus, joka muuntaa paperiasiakirjat digitaaliseen muotoon. Skannerit käytetään asiakirjatietojen syöttämiseen, ja sitten asiakirjojen kuvantamisohjelmisto tyypillisesti nimeää ja tallentaa asiakirjat, käyttää optista merkkintunnistusta (OCR), jotta ne ovat haettavissa ja muokattavissa, ja arkistoi ne. Asiakirjojen kuvantamisohjelmisto voidaan integroida monitoimilaitteisiin (MFP), jotta ohjelmisto voi käsitellä asiakirjoja skannattaessa.
Usein asiakirjojen kuvantamisohjelmisto sisältää sisäänrakennettuja toimintoja, joilla virtaviivaistetaan ja hallitaan tallennettujen asiakirjojen muokkaamista. Joissakin sovelluksissa on mahdollisuus tarkistaa asiakirja varmistaakseen, että vain yksi käyttäjä voi muokata asiakirjaa kerrallaan. Ohjelmisto voi myös helpottaa hyväksymisprosesseja, joten muutoksia ei sovelleta asiakirjoihin ennen kuin tietyt järjestelmänvalvojat ovat hyväksyneet ne.
Ohjelmistossa on yleensä oma graafinen käyttöliittymä tiedostojen tallentamiseen ja paikantamiseen. Käyttöliittymät voivat sisältää vedä ja pudota -ominaisuuksia ja joskus myös hakukoneita, jotka ovat samankaltaisia kuin Internet-haut, jotta käyttäjät voivat nopeasti ja helposti etsiä tiedostoja. Ohjelmistoon tallennetut asiakirjat voidaan tulostaa, lähettää sähköpostitse ja faksata digitaalisesti. Joidenkin ohjelmistojen avulla käyttäjät voivat tehdä huomautuksia asiakirjoista sisäänrakennettujen kommentointiominaisuuksien avulla.
Asiakirjojen kuvantamisohjelmisto sisältää usein mahdollisuuden integroida asiakirjoja muihin ohjelmiin. Asiakirjat voidaan tallentaa kannettavassa dokumenttimuodossa (PDF) ja Microsoft® Office -yhteensopivissa muodoissa, ja kuvat voidaan viedä jpeg- ja tiff-muodossa. Tiedot voidaan myös kopioida ja liittää tekstinkäsittelyasiakirjoihin ja laskentataulukoihin.
Monet yritykset käyttävät asiakirjojen kuvantamisohjelmistoa turvaominaisuuksiinsa. Käyttäjille voidaan sallia tai evätä pääsy tiettyihin tiedostoihin käyttäjän käyttöoikeustasojen perusteella, ja tiedostot voidaan lukita muokkausta varten tai muokkaukset voivat vaatia hyväksynnän ennen kuin niitä sovelletaan asiakirjoihin. Sen lisäksi, että asiakirjojen kuvantamisohjelmisto tarjoaa turvallisuutta hallitsemalla asiakirjojen saatavuutta ja muuttamista, se tarjoaa myös liiketoiminnan turvallisuutta, koska digitaaliset tiedostot voidaan toisin kuin paperiset asiakirjat helposti ja säännöllisesti varmuuskopioida. Näin yritykset voivat suojata asiakirjoja katastrofaalisten tapahtumien, kuten tulipalon tai tulvien, sattuessa.
Digitaalisella kuvantamisohjelmistolla on myös useita muita etuja. Parannetun turvallisuuden lisäksi digitaaliset tiedostot säästävät tallennustilaa. Tietokonetiedostot ovat helpommin saatavilla ja helpommin jaettavia kuin paperiasiakirjat, etenkin suurille, hajautetuille työryhmille. Ohjelmisto, joka sisältää automaattiset arkistointitoiminnot, voi myös säästää hallinnollisia kustannuksia. Koska useimpia asiakirjoja käytetään lopulta sähköisesti, niiden arkistoiminen ja tallentaminen sähköisessä muodossa tarjoaa jatkuvuuden, konsolidoi työnkulut ja säästää aikaa.