Pöytäkirjat ovat muistiinpanoja, joiden avulla voidaan pitää kirjaa yrityksen tai ryhmän kokouksesta. Yleensä yksi nimetty henkilö tallentaa ne, vaikka tämä voi vaihdella kokouksesta toiseen. Kokouksen pöytäkirjan tulee sisältää tiedot siitä, missä ja milloin kokous pidettiin, kuka osallistui, mitä kokouksessa keskusteltiin ja mahdolliset sopimukset ja päätökset.
Liiketoiminnan sisällön lisäksi pöytäkirjan muoto ei yleensä muutu kokouksesta kokoukseen. Pöytäkirjan tulee alkaa kokouksen paikasta ja kokouksen päivämäärästä. Myös kokouksen aika ja yrityksen tai yhdistyksen nimi on kirjattava. Kokoukseen osallistuvat henkilöt sekä poissa olevat on kirjattava muistiin. Kokouksen pöytäkirja jaetaan yleensä sekä läsnä oleville että läsnä oleville edustajille.
Seuraava asia on viimeisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen. Siellä olisi myös oltava osasto erityisesti kaikista viimeisen kokouksen pöytäkirjaa koskevista asioista. Yleensä jäsenillä, jotka olivat poissa viimeisestä kokouksesta, on joitain asioita.
Seuraavaksi pöytäkirjassa käsitellään esityslistan kohtia. Niissä otetaan huomioon kokouksessa käsiteltävät pääkohdat. Myös päätökset ja tehdyt sopimukset kirjataan tähän kohtaan.
Pöytäkirjaa tekevän henkilön ei pitäisi yrittää merkitä muistiin kaikkia kokouksessa esitettyjä kohtia tai keskusteluja. Nämä muistiinpanot eivät ole tarkka kopio jokaisesta sanasta, ja vain tärkeät päätökset ja sopimukset on tallennettava. Pöytäkirjaan on merkittävä myös jokaisen henkilön nimi, joka esittää esityksen tai liike -elämän.
Kokousten pöytäkirjoissa olisi mainittava, ketkä osallistujat olivat tiettyjen päätösten ja sopimusten puolesta tai vastaan. Jos äänestetään tietystä asiasta, pöytäkirjaan on merkittävä, kuka äänesti puolesta tai vastaan, sekä pidättäytyneiden nimet ja äänestystapa.
Yksi viimeisistä kohdista pitäisi olla mikä tahansa muu liikeidea. Tämä antaa ihmisille mahdollisuuden ilmaista näkemyksensä tai esittää pisteitä muille edustajille. Lopuksi on kirjattava seuraavan kokouksen päivämäärä, paikka ja aika sekä pöytäkirjan laatijan nimi.
Kokouspöytäkirjat on kirjoitettava mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, jotta muistiinpanot tehneen henkilön mielessä pysyvät asiat tuoreina. Kopio pöytäkirjasta on jaettava kaikille ryhmän jäsenille – sekä osallistuneille että poissa oleville – ennen seuraavaa kokousta. Tämä antaa jäsenille riittävästi aikaa valmistautua.