Monet etikettiasiantuntijat ehdottavat, että kiitoskirjeitä käytetään harvemmin kuin kohteliaisuus vaatii. He valittavat, että kirjeen kirjoittaminen lahjan vastaanottamisen jälkeen on vähentynyt, ja sitä ei juurikaan kannusteta lapsilla, jotka päättävät tällaisen etiketin tulevaisuudesta. Useimmat ihmiset eivät todennäköisesti kirjoita niin paljon kiitosviestejä kuin etiketti sanoo, että heidän pitäisi, ja monet ihmiset eivät ole varmoja siitä, kuinka kirjoittaa sopiva, kohtelias viesti.
Luonnollisesti sinun tulee kirjoittaa kiitoskirje, kun saat lahjan, varsinkin jos lahja postitetaan. Näin voit heti tunnustaa, että sait lahjan, ja vakuuttaa lahjan antajalle, että tuote/käteinen/lahjakortti on juuri sitä mitä halusit. Kiitoskirjeen lähettämistä koskevat säännöt voivat olla hieman rentoja perheasetuksissa. Esimerkiksi vain perheen osallistuvan lapsen syntymäpäiväjuhlat eivät välttämättä edellytä muistiinpanojen lähettämistä. Monet etikettiasiantuntijat ovat kuitenkin eri mieltä ja kokevat sen olevan aina oikea vastaus.
Kaikki perheet eivät lähetä kiitoskirjeitä muille perheenjäsenille. Jos perheesi ei noudata tätä perinnettä, sen lähettämistä ei vaadita. Perheen uusien aikuisten, erityisesti puolisoiden, tulee lähettää kiitosviesti, ellei heitä kehoteta olemaan tekemättä niin. Lisäksi jotkut perheenjäsenet saattavat haluta kiittää nuotilla, kun taas toiset pitävät sitä tarpeettomana. Selvitys siitä, kuka tarvitsee muistiinpanon, kuten isoäiti, joka saattaa olla etiketti, voi auttaa tasoittamaan tietä tulla uuteen perheeseen.
Ei ole mitään hyvää tekosyytä olla lähettämättä kiitosviestiä niille, jotka eivät ole perheenjäseniä. Aina kun saat lahjan tai sinulle suoritetaan palvelu, kiitosviesti on sopiva ele. Jos olet tehnyt virheen, kun et ole lähettänyt kiitosta aiemmin, on parempi lähettää myöhäinen ja anteeksipyytävä viesti kuin olla lähettämättä sitä. Joten jos etiketti häviää sinua, yritä olla antamatta tämän hämmennyksen estää “asianmukaista” tekemistä.
Lahjojen lähettäjille kiitoskirjeen lähettämisen lisäksi muistiinpanot on lähetettävä potentiaalisille työnantajille haastattelun jälkeen. Vaikka et saisi työtä, yritystä – ja erityisesti haastattelijoita – tulisi silti kiittää. Jos mahdollista, viita tarkasti haastattelussa keskusteltuun aiheeseen tai kiinnostavaan kohtaan. Kirjeen ei ole tarkoitus olla palvelus, vaan vain kiittää haastattelijaa hänen ajastaan. Työllisyysasiantuntijat kokevat, että tällainen huomautus voi lisätä jonkun sovelluksen viimeistelyn ja voi myös luoda hyviä suhteita työnantajiin tai niihin, joiden kanssa saatat työskennellä tulevaisuudessa.
Ihmisten, jotka saavat suuren määrän lahjoja kerralla, kuten vastasyntyneiden, tulisi yrittää mukauttaa jokainen kiitoskirje. Erityisesti lahjaan viittaaminen on paljon parempi kuin tavallinen “Kiitos lahjasta”. Sähköpostitse lähetettyjä muistiinpanoja ei lasketa. Jos käsinkirjoituksesi ei ole täysin luettavissa, muistiinpanot on aina kirjoitettava käsin.
Muistiinpanon yksityiskohtaisuus antaa lahjan antajan tietää, että olet todella ajatellut lahjaa ja nautit siitä. Vaikka tämä toisinaan merkitsee vastaanottajan kohteliasta valhetta, saadut lahjat on aina tunnustettava henkilökohtaisella muistiinpanolla, joka heijastaa antajan makua. Jos lahjakortti tai käteinen on vastaanotettu, kiitoslappu voi sisältää kiitoksen lahjan antajasta “anteliaisuudesta” ja ehkä idean siitä, miten rahat voitaisiin käyttää, vaikka siihen liittyy toinen kohtelias fiktiota.
Useimmat ihmiset haluavat saada ystävällisen huomionsa. Kiitoskirje opettajalle, kaupassa avuliaalle henkilölle tai kaikille, jotka tarjoavat sinulle tai perheellesi palvelun, on aina asianmukainen. Kiittäminen tekee henkilöstä todennäköisemmin hyödyllistä tulevaisuudessa, koska se edistää hyviä tunteita. Lähes kaikissa tapauksissa sinun tulee lähettää kiitosviesti aina, kun henkilö ansaitsee kiitoksen.