Henkilökohtaisen kirjeen kirjoittaminen on aivan eri asia kuin liike- tai ammattikirjeen kirjoittaminen. Se voi olla tyyliltään epämuodollisempi, mutta sen tulisi silti sisältää harkittua sisältöä ja heijastaa henkilön tietämystä osoitetusta henkilöstä. Riippuen henkilöstä, jolle kirjoitat, tyylin ja osoitteen epävirallisuus voi vaihdella.
Henkilökohtaisen kirjeen tervehdys voi näyttää liikekirjeeltä. Se voi listata sen henkilön nimen ja osoitteen, jolle hän kirjoittaa, ennen kuin kirjoitat “Rakas täti Jane” tai “Hei Fred”. Tämä sääntö on joustava erityisesti silloin, kun kirjoitetaan henkilökohtaista kirjettä hyvin läheisille sukulaisille tai hyville ystäville. Niille, joiden kanssa on lyhyt tuttavuus, harkitse osoitteen virallisempaa sisällyttämistä ennen tervehdystä.
Myös henkilökohtaisen kirjeen tervehdys voi olla varsin epävirallinen yleisöstä riippuen. Hyvää ystävää voidaan kutsua “Hei Pal!” tai “Hei Annie!” Muodollisemman henkilökohtaisen kirjeen tulisi alkaa perinteisellä ”Rakas Rufus -setä” ja sen jälkeen pilkulla. Pilkun sijasta voidaan käyttää huutomerkkiä innostuneelle, epäviralliselle henkilökohtaiselle kirjeelle.
Tervehdyksen jälkeen aloitetaan ensimmäinen kappale. On hienoa yksinkertaistaa sisennystä tähän kohtaan. Sen ei tarvitse sijoittua suoraan “Rakas” -otsikon loppuun, kuten liikekirjeissä tarvitaan. Pidä kappaleet viidestä seitsemään lauseeseen.
Kirjeen sulkeminen ei vaadi liikekirjeen muodollista “Ystävällisin terveisin”. Henkilökohtaisen kirjeen lähellä voi olla “Kiitos”, “Lämmin”, “Rakkaus” tai “Pysy viileänä!” Tätä tulee seurata allekirjoituksella. Sulkeminen on kuitenkin kirjoitettava isoilla kirjaimilla.
Käydään keskustelua siitä, onko henkilökohtainen kirje kirjoitettava vai kirjoitettava käsin. Käsin kirjoitettu on parempi, ja tämä on tehtävä sinisellä tai mustalla musteella. Jos tulostus tai kursori on liian sotkuinen, kirjoittaminen on hyväksyttävää. Lopeta tervehdys, kirjoita välilyönti alas noin kolme tai neljä kertaa ja kirjoita henkilön nimi. Jätä tarpeeksi tilaa allekirjoitukselle mustalla tai sinisellä musteella. Kaikentyyppiset jälkikirjoitukset (PS) on myös kirjoitettava musteella.
Koska suurin osa kirjoittajista tekee niin tietokoneella, on lukuisia fontteja, joista valita. Valitse yksinkertainen fontti ja harkitse suuremman fontin käyttöä perheenjäsenille, joiden näkö voi heikentyä hieman iästä tai muista sairauksista johtuen. Harkitse 14 tai 16 pisteen kirjasinta 12 pisteen sijaan.
Kuten minkä tahansa kirjallisen aineiston kohdalla, tarkista henkilökohtainen kirje oikeinkirjoitus- tai kielioppivirheiden varalta. Käytä nestemäistä paperia virheen muuttamiseen tai käytä oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistusta tietokoneessa. Tämä auttaa poistamaan ilmeiset virheet tai kirjoitusvirheet, jotka heikentävät henkilökohtaisen kirjeen laatua.
Nämä yllä olevat ehdotukset ovat vain ohjeita. Esimerkiksi kaksi nuorta parasta ystävää voivat vastata kirjeen purppuraan. Jos poika tai tytär aikoo kuitenkin kirjoittaa muistiinpanon sukulaiselle, harkitse heidän kirjoittamista tummemmalla mustalla tai sinisellä musteella. Läheisten ystävien keskuudessa kaikki kuitenkin tapahtuu, jos se ei loukkaa kumpaakaan osapuolta.