Kaksi eri kriteeriä käytetään sanomalehden kuvaamiseen. Ensisijaisesti sanomalehti on sanomalehti, joka julkaisee julkisia ilmoituksia, tietoja, jotka voivat kiinnostaa yhteisöä, kuten kaupunginvaltuuston äänestystulokset, ja oikeudellisia huomautuksia. Toisessa mielessä ennätyslehtiä pidetään julkaisuna, jolla on korkeat journalistiset standardit ja jossa julkaistaan elintärkeää, tärkeää ja mielenkiintoista tietoa. Ensimmäisen määritelmän mukaan monet sanomalehdet, mukaan lukien arvostettu New York Times, eivät ole ennätyksellisiä sanomalehtiä, vaikka ne ovat kuuluisia journalisminsa laadusta. Itse asiassa erityisesti Times on puhunut asiasta ja pyytänyt ihmisiä olemaan kutsumatta sitä “ennätykselliseksi sanomalehdeksi”.
Ennätyksellisen sanomalehden ristiriitaiset määritelmät kuvaavat muutoksia, joita tiedotusvälineet ovat meneillään. Ennen sanomalehtien laajaa saatavuutta monet sanomalehdet kokivat, että heillä oli julkinen velvollisuus julkaista tietoja, joita ihmisten saattaa olla vaikea löytää muualta, vaikka nämä tiedot eivät olisikaan erityisen kiinnostavia tai jos ne koskisivat vain pientä osaa yhteisöstä. Ennätyksellinen sanomalehti saattaa julkaista ulkomaisten vaalien tuloksia esimerkiksi varmistaakseen, että ne pääsivät julkiseen ennätykseen, sillä edellytyksellä, että kaikki lukijat eivät ehkä pidä tätä sanomalehden osiota niittyvänä.
Lisäksi monet maat vaativat julkisten lakisääteisten ilmoitusten, kuten aikeiden muuttaa yrityksen omistajuutta, varmistamista siitä, että kaikilla asianomaisilla osapuolilla on pääsy näihin tietoihin. Aiempi sanomalehti julkaisi nämä tiedot varmistaen siten, että ne jaettiin ja merkittiin tietueisiin. Tämä käytäntö on erittäin arvokas sukututkijoille ja historioitsijoille, jotka voivat selata vanhoja sanomalehtikopioita saadakseen tietoa tutkittavista ihmisistä.
Monet yhteisön sanomalehdet ympäri maailmaa voivat edelleen pitää itseään perinteisinä sanomalehtiin, jotka tarjoavat tietoa muun muassa tulevista kaupunginhallituksen kokouksista, paikallisten kouluryhmien urheilutuloksista. Tällaiset sanomalehdet julkaisevat joskus myös tiivistelmän alueellisista uutisista, jotka heidän mielestään kiinnostaisivat lukijoitaan, ja erillinen osasto on varattu oikeudellisten ilmoitusten julkaisemista varten.
Suuret sanomalehdet ovat kuitenkin luopuneet roolistaan ”ennätyslehtinä” olettaen oikein, että niiden lukijat voivat saada tällaista tietoa muista lähteistä, kuten Internetistä. Sen sijaan näissä julkaisuissa on keskitytty enemmän uusimpaan journalismiin ja raportoitu tarinoita, joita muut lehdet eivät kata. Jotkut ihmiset kutsuvat edelleen näitä julkaisuja ”ennätyslehtiin”, vaikka tarkempi kuvaus voisi olla ”muistilehti”. Joitakin tunnettuja esimerkkejä tämän tyyppisistä julkaisuista ympäri maailmaa ovat: The Australian, The Mail and Guardian (Etelä -Afrikka), The Irish Times, The Daily Telegraph (Lontoo), The Toronto Star (Kanada), The Hindustan Times (Intia) ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Hong Kong), The Guardian (Lontoo), The Washington Post, Al Akhbar (Libanon), De Morgen (Bryssel), Le Monde (Ranska), Die Welt ( Saksa) ja Aftenposten (Norja) monien muiden joukossa.