Latinalainen lause ”ex officio”, joka yleensä käännetään ”jonkun viran vuoksi”, viittaa asemaan, jolla joku on virkansa vuoksi. Klassinen esimerkki tilanteesta, jossa tätä termiä voitaisiin käyttää, on kuvata alakomiteoiden jäseniä viran puolesta. On tavallista, että valiokunnan puheenjohtaja asetetaan automaattisesti kaikkien alakomiteoiden jäseneksi, mikä tekee puheenjohtajasta virallisen jäsenen.
Jotta joku voidaan nimetä ryhmän viralliseksi jäseneksi, hänen ei tarvitse tehdä mitään. Näitä jäseniä ei valita tai nimitetä, vaan heidät yksinkertaisesti sisällytetään ryhmään tehtäviensä vuoksi. Käsite, jonka mukaan ryhmään kuuluu jäseniä, jotka kuuluvat virkansa luonteeseen, juontaa juurensa roomalaiseen aikaan, samoin kuin itse termi.
Tehtävä, joka antaa jollekin viran puolesta oikeuksia, voi olla sellainen, johon tämä henkilö valitaan tai nimitetään. Esimerkiksi joillakin maailman alueilla sheriffi toimii viran puolesta koronaterina, ja sheriffejä voidaan nimittää tai valita lain mukaan. Yleensä ihmisten on osoitettava pätevyytensä virkaansa saadakseen sen, ja näin ollen näillä jäsenillä on perustason kokemusta, kykyjä ja taitoja, joita he voivat soveltaa virkoihinsa kuuluvissa tehtävissä.
Virallisista jäsenistä ei ole pääsääntöisesti erityisiä oikeuksia tai etuoikeuksia, eikä heidän toimintaansa ole rajoitettu. On kuitenkin mahdollista, että toiminta, johon nämä jäsenet osallistuvat, voidaan rajoittaa sääntöjen mukaisesti. Säännöissä voidaan esimerkiksi mainita, että tällaisilla jäsenillä ei ole äänioikeutta, mikä tarkoittaa, että he voivat osallistua kokouksiin, mutta he eivät saa äänestää äänestettävistä aiheista.
Sääntöjä rakennettaessa ihmiset voivat määritellä tilanteet, joissa ihmisille annetaan viran puolesta asema, ja he voivat myös määrittää selkeästi niiden ihmisten rajat, jotka saavat tehtävänsä virkojensa vuoksi. Tavoitteena on välttää tilanne, jossa henkilö käyttää väärin virkansa vuoksi annettuja valtuuksia, ja asettaa organisaatiolle selkeät järjestyssäännöt, jotta tulevaisuudessa ei synny hämmennystä. Sääntöjä voidaan myös muuttaa olosuhteiden muuttuessa vastaamaan ryhmän tarpeita, jotka voivat muuttua ajan myötä.