Häirintäkirje on kirjallinen ilmoitus, jossa pyydetään lopettamaan kaikki sopimattomaksi tai häiritseviksi katsotut toimet. Häirintäkirjeen laatiminen voi olla tarkoituksenmukaista monissa eri tilanteissa, myös henkilökohtaisille tuttaville, työtovereille ja yrityksille. Kiusaamiskirjeen kirjoittaminen voi viedä jonkin aikaa, jotta se selviää; on tärkeää muotoilla kirje huolellisesti, jotta se olisi selkeä, ytimekäs eikä loukkaava. Häirintäkirjeen kirjoittaminen riippuu yksittäisen tilanteen olosuhteista; henkilökohtaiselle ystävälle lähetetty kirje voi olla hyvin erilainen kuin keskeytysviesti yritykselle.
Toisinaan erilaiset moraaliset, eettiset tai jopa kulttuuriset standardit voivat saada ihmisen tuntemaan itsensä ystävänä pidettävän henkilön kiusaamaksi. Koska huolenaiheiden esittäminen henkilökohtaisesti voi olla vaikeaa, kirje voi olla hyvä tapa järjestää ajatuksia ja ilmaista vilpitön huolenaihe asiasta. Epävirallisessa kirjeessä häirinnän käyttäytymisestä on saatava asia selville ilman, että se lisää tilannetta, mutta on usein tärkeää korostaa, että vaikka käyttäytyminen ei ole hyväksyttävää ja se on lopetettava, kirjoittaja toivoo, että tämä voidaan saavuttaa ystävyyden jatkamiseksi. Se voi auttaa ilmaisemaan ystävällisyyttä ja toivoa tulevaisuudesta, jotta kirjeen vastaanottaja ei kokisi hyökkäystä tai loukkaantumista.
Kirjeet, jotka eivät koske henkilökohtaisia tunteita tai ystävyyttä, ovat usein paljon yksinkertaisempia, mutta niiden on silti oltava diplomaattisia. Käyttämällä selkeää terminologiaa on tärkeää korostaa, että kirjoittaja tulkitsee tietyt käyttäytymiset häirintäksi ja että ne on lopetettava välittömästi. Jos häirintää tapahtuu työpaikalla, saattaa olla syytä mainita yrityksen häirinnän vastaiset kirjeet. Tallenna kopio tämän tyyppisestä kirjeestä ja harkitse tilannetta koskevan kirjeen lähettämistä esimiehelle tai esimiehelle. Vaikka tämäntyyppinen häirintäkirje toivottavasti antaa ratkaisun, se voi toimia myös valituksen dokumentaationa, jos käyttäytyminen jatkuu.
Monilla alueilla on lakeja, jotka kieltävät yritysten häiritsemästä velallisia ja kuluttajia. Ihmiset epäröivät usein kirjoittaa häirintäkirjeen velkojille, kun he ovat myöhässä maksuista, mutta tietyt käyttäytymismallit ovat häirintää tilanteesta riippumatta. Soittaminen myöhään tai erittäin varhain, uhkailu, yhteydenotto työnantajiin tai perheenjäseniin ovat usein laitonta haittaa ja voivat johtaa oikeustoimiin.
Lopettamisilmoituksen kirjoittaminen velkojille tai yrityksille luo dokumentaation ongelmasta ja voi sallia oikeustoimet, jos häirintä jatkuu. Näissä kirjeissä olisi lueteltava erityinen käyttäytyminen, tapahtumat ja häirintäajat sekä yksityiskohtaisesti, miksi käyttäytymistä ei voida hyväksyä. Jos mahdollista, pidä kirjaa häirintäyrityksen viestinnästä. Vaikka häirintä ei vapauta henkilöä maksamasta velkojaan, on tärkeää muistaa, että kaksi väärää ei tee oikeutta ja velkoja voi olla yhtä syyllinen kuin velallinen.