Lopetus- ja hylkäyskirjeen kirjoittamiselle on useita eri tapoja, mutta useimmissa tapauksissa sinun on sisällytettävä kolme olennaista asiaa: lausunto siitä, mitä vastaanottaja mielestäsi tekee väärin; mitä haluat heidän tekevän asialle; ja mitä aiot tehdä, jos he eivät noudata niitä. Tällaista kirjettä ei yleensä pidetä oikeudellisena välineenä, eikä sellaisenaan yleensä tarvitse noudattaa tiettyä muotoa eikä sitä tarvitse toimittaa tuomioistuimelle. Sitä ei myöskään tarvitse kirjoittaa asianajaja. Samoin on usein hyvä pitää äänesi muodollisena ja lausunnot lyhyinä ja ammattimaisina. Olosuhteista riippuen tästä kirjeestä voi myöhemmin tulla oikeusjutun perusta, ja jos näin käy, on sinun eduksesi, että kirje on mahdollisimman kiillotettu ja kunnioittava. Monet juridiset ryhmät tarjoavat ilmaisia malleja verkossa, joita voit seurata, usein esimerkkikielellä ja mallikohdilla.
Tunnista tavoitteet
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on tunnistaa ongelma mahdollisimman tarkasti. On monia syitä, miksi henkilö saattaa kirjoittaa lopettamis- ja hylkäyskirjeen. Henkilökohtaiset asiat, kuten häirintä tai jatkuva rikkominen, ovat esimerkkejä; Velkojan häirintä, henkilön tai organisaation panettelu tai tavaramerkkien tai tekijänoikeuksien luvaton käyttö ovat myös yleisiä. Tällaisia kirjeitä lähetetään yleensä silloin, kun uskot, että tuomari määrää toisen osapuolen lopettamaan toiminnan, jos asia menee tuomioistuimeen, mutta haluat välttää oikeustoimia.
On myös tärkeää ymmärtää, mitä tällainen kirje ei voi tehdä. Se ei esimerkiksi voi saada ketään lopettamaan käyttäytymistä – se voi vain kysyä ja kiinnittää huomiota ongelmaan. Jos kirjoitat kirjettä lopettaaksesi välittömän vaarallisen käyttäytymisen tai vahingoittaa sinua tai muita, voi olla viisaampaa etsiä muodollisempi oikeudellinen väline, kuten lähestymiskielto. Sinun on myös oltava valmis siihen, että vastaanottaja vastaa omiin vaatimuksiinsa. Joskus ihmiset saavat tällaisia kirjeitä ja yksinkertaisesti muuttavat tapojaan, mutta eivät aina. Ennen kuin istut alas kirjoittamaan, sinun on mietittävä kaikki mahdolliset tulokset ja suunniteltava sen mukaan.
Määritä yksityiskohdat
Lopettamis- ja lopetuskirjeiden tulee sisältää muutamia perusasioita, alkaen sekä sinun että edustamasi organisaation ja kaikkien vastaanottajien täydellisistä nimistä. Sinun tulee myös kuvata toimenpide, mukaan lukien päivämäärät, kellonajat ja kaikki saatavilla olevat tiedot. Monissa tekijänoikeus- ja tavaramerkkiasioissa kirjeen kirjoittajat sisältävät laajoja liitteitä, jotka osoittavat kaikki väitetysti sopimattomat käyttötavat. Tämä voi sekä korostaa ongelman laajuutta että toimia arkistoituna väärinkäytöksinä.
Jos haluamasi pysäytystoiminto näyttää rikkovan lakeja, sinun on myös nimettävä ne. Sinun ei tarvitse mennä yksityiskohtiin, mutta sen toteaminen, että tietty toiminta rikkoo tiettyä lakia, on usein tehokkaampaa ja vakuuttavampaa kuin vain väittää jotain epämääräistä, kuten “toimintasi on laitonta”.
Ilmoita toimettomuuden seuraukset
Toinen tärkeä osa kirjettä on lyhyt lausunto siitä, mitä aiot tehdä, jos vastaanottaja ei tee niin kuin pyydät. Useimmissa tapauksissa tämä ilmaistaan suorana vaatimuksena, että toiminta lopetetaan, ja tyypillisesti on annettava määräaika. Joskus haluat toiminnan pysähtyvän välittömästi; toisissa tapauksissa muutama viikko tai kuukausi on realistisempi. Paljon riippuu olosuhteista. Joskus on myös hyvä kertoa vastaanottajalle, että aiot hakea muodollista oikeusjuttua, jos asiat eivät muutu toivotulla tavalla.
Keskity tekoihin, ei tunteisiin
Usein tällaisia kirjeitä kirjoitetaan vasta, kun ongelmat ovat jatkuneet pitkään, ja näissä tilanteissa tunteet ovat usein voimakkaita. On kuitenkin todella tärkeää, että pidät neutraalin, muodollisen sävyn. Lopetus- ja hylkäämiskirjeessä ei saa käyttää loukkaavaa tai törkeää kieltä tai uhkailla muita kuin oikeusjärjestelmän mukaisia seuraamuksia. Muista, että jos tarvitaan muita oikeustoimia, kirjeestä tulee todennäköisesti osa virallista tuomioistuimen pöytäkirjaa. Tämä tekisi kirjeestä asiakirjan, jonka tuomioistuimet tarkistavat ja tekisivät sen osaksi julkista tietoa, ja se voi heijastua huonosti sinuun, jos se on epäammattimaista tai erittäin emotionaalista.
Ajattele muotoilua
Ei ole oikeastaan ”väärää” tapaa kirjoittaa tällaista kirjettä, mutta muodollisuuksien virhe on yleensä paras tapa toimia. Yleensä kirjeen tulee olla liikekirjeen muodossa. Nimesi ja osoitteesi, vastaanottajan nimen ja osoitteen sekä kirjeen päivämäärän tulee edeltää tekstiä. Kirjeen lopussa on oltava alkuperäinen allekirjoituksesi, ja sinun on säilytettävä vähintään yksi kopio alkuperäisestä kirjeestä.
On myös hyvä lähettää kirje varmennetulla postilla, koska se pakottaa vastaanottajan vahvistamaan vastaanottamisensa ja antaa sinulle kirjaa siitä. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilö ei voi väittää, ettei kirjettä ole vastaanotettu, jos lisätoimia tarvitaan.