Palkkauspetosten tunnistaminen edellyttää usein palkanlaskennan tarkistamista, onko merkkejä siitä, että irtisanotut työntekijät saavat edelleen shekkejä tai että haamutyöntekijät, jotka ovat työntekijöitä, joita ei todellisuudessa ole, ovat osa palkanlaskentatietoa. Voit myös tarkistaa peruutetut sekit sen selvittämiseksi, ovatko ne kaikki nykyisille työntekijöille ja onko ne lunastanut henkilö, jonka nimi on sekin edessä. Samoin voit etsiä merkkejä siitä, että työntekijä saa palkkaa epäilyttävästä tuntimäärästä. Päällekkäiset sekit, postiosoitteet ja työntekijän tunnusnumerot ovat joskus myös merkkejä palkanlaskusta.
Yksi helpoimmista tavoista tunnistaa tämäntyyppinen petos on tarkistaa yrityksen palkkatiedot säännöllisesti. Joskus yritysten omistajat ja johtajat eivät tarkista palkanlaskentatietoja niin usein kuin pitäisi. Jos esimerkiksi henkilö tai ryhmä on ollut vastuussa palkanlaskennasta pitkään, saatat tuntea, että tarve tarkistaa palkanlaskennan tiedot vähenee. Tällainen ajattelu voi kuitenkin sallia palkkapetosten jatkumisen havaitsemattomana pitkään. Pohjimmiltaan ajatus on, että jos et etsi petosta, et löydä sitä.
Tunnistaaksesi palkanlaskennan petokset, voit aloittaa tutkimalla yrityksesi palkkarekisteriä. Voit tehdä tämän riippumatta siitä, säilytetäänkö palkkatiedot kirjassa vai tietokoneohjelmassa. Sinun pitäisi etsiä päällekkäisiä tietoja nimistä, verotunnisteista, postiosoitteista ja työntekijöiden numeroista sekä aktiivisia tietoja työntekijöistä, jotka ovat eronneet tai erotettu. Lisäksi jos huomaat, että joidenkin työntekijöiden luettelossa on epätavallisen paljon työtunteja tai jos heillä on tunteja päivinä, jolloin yrityksesi on suljettu, tämä voi olla merkki palkkahallintopetoksista.
Voit myös havaita palkanlaskennan petoksia tarkistamalla yrityksesi peruutetut sekit. Sinulla voi esimerkiksi olla ongelma, jos palkkatarkistuksessa oleva nimi ei vastaa sen hyväksyneen henkilön allekirjoitusta. Joissakin tapauksissa tämä voi kuitenkin olla täysin viatonta, esimerkiksi siinä tapauksessa, että työntekijä käyttää nimikirjaimia nimensä allekirjoittamiseen koko nimensä sijasta. Muissa tapauksissa tämä voi kuitenkin olla merkki palkanlaskusta.
Joskus palkanlaskennan seuranta alusta loppuun voi olla hyödyllistä palkkauspetosten tunnistamisessa. Tällaisessa tapauksessa saatat huomata virheitä, jotka on syötetty prosessin alussa, tai huomata, että tunteja ja maksuja ei ole laskettu oikein. Muutoin saatat huomata, että jotkut työntekijät tulevat noutamaan sekkejä ilman oikeita henkilö- tai tunnistenumeroita. Jos tapahtuu petoksia, saatat jopa huomata, että jotkut työntekijät keräävät useamman kuin yhden sekin. Saatat myös huomata, että lunastamattomat sekit eivät vastaa laillisia työntekijöitä.