Syntymätodistuksia pidetään julkisina rekistereinä lähes kaikissa maailman maissa, mikä tekee syntymätodistushaun suorittamisesta vaikeampaa kuin maanomistus-, avioliitto- tai minkä tahansa muun julkisen tietueen etsiminen. Tärkeintä on tietää mistä etsiä. Pienemmissä maissa, kuten monissa Euroopassa, syntymärekistereitä hallinnoi yksi kansallinen virasto. Suuremmissa maissa, kuten Yhdysvalloissa ja Kanadassa, kirjaa pidetään kuitenkin osavaltion tai joskus jopa läänin tasolla. Näiden suurempien maiden onnistunut syntymätodistushaku vaatii yleensä hieman tutkimusta siitä, missä syntymätodistuksen kohde syntyi.
Syntymätodistushaku on helpoin, kun tiedät paljon aiheesta. Kun sinulla on tutkittavan nimi, syntymäpaikka ja likimääräinen syntymävuosi, haku on hyvässä vauhdissa. Sinun tarvitsee vain löytää valtion virasto, jolla on kopio syntymätodistuksesta, ja esittää virallinen pyyntö. Tämä vaatii joskus pientä maksua.
Useimmat tärkeät asiakirjavirastot ja valtion julkiset asiakirjavirastot ylläpitävät Web -sivustoja, joissa kuvataan, millaisia tietueita heillä on, ja monet tarjoavat jopa mahdollisuuden tehdä online -hakuja. Voit myös löytää oikean toimiston tarkistamalla puhelinluettelon tai soittamalla valtion viraston neuvontapuhelimeen yhteisössäsi. Operaattoreiden pitäisi pystyä ohjaamaan sinut asianmukaiseen toimistoon.
On tärkeää muistaa tässä kaikessa, että vain sen yhteisön elintärkeällä asiakirjavirastolla, jolla henkilö on syntynyt, on jäljennös syntymätodistuksesta. Syntötodistuksen etsiminen tietueista, joissa joku asui tai kuoli, ei yleensä löydä syntymätodistusta, ellei hänkään ole syntynyt siellä. Jos olet ottanut yhteyttä elintärkeisiin asiakirjavirastoihin etkä löydä tietueita, sinun on laajennettava hakuasi.
Paras asia on koota luettelo kaikista paikoista, joiden mielestä aihe olisi voinut syntyä, ja kerätä kaikki henkilötiedot, mukaan lukien vanhempien nimet ja kaikki tunnetut sisarukset. Nämä tiedot voivat auttaa keräämään riittävästi tietoja asiakirjavirastoon, jotta syntymätodistushaku onnistuu. Syntymätodistuksen paikantaminen ja katselu on yleensä ilmaista, mutta toimistot voivat veloittaa maksuja monimutkaisemmista hauista ja tulostamisesta.
Syntymätodistushakuja voidaan tehdä kenelle tahansa lähes mihin tahansa tarkoitukseen. Useimmat ihmiset, jotka tekevät syntymätodistushakuja, tekevät sen osana sukututkimusta, esi -isien tunnistamiseksi ja sukupuiden rakentamiseksi. Syntymätodistushaku voi olla myös henkilökohtaisista syistä: korvata kadonnut syntymätodistus, löytää lapsen syntymätodistus tai hankkia virallinen kopio syntymätodistuksesta esimerkiksi henkilökohtaiseen säilyttämiseen tai työsuhteeseen liittyvistä syistä. Syntymätodistus voi vahvistaa kansalaisuuden monissa maissa, mutta se ei koskaan ole ainoa tunnistuskeino. Henkilöllisyyden todistamiseksi henkilöllä on yleensä oltava vähintään yksi valokuvallinen henkilöllisyystodistus syntymätodistuksen lisäksi.