On olemassa useita olosuhteita, jotka edellyttävät, että joku kirjoittaa luopumiskirjeen. Tällaista kirjettä käytetään tyypillisesti yhden osapuolen vapauttamiseen tietyntyyppisestä vastuusta. Vapautuskirjeen kirjoittamisen yhteydessä on tärkeää ensin tunnustaa, että tietty riski on olemassa, ja sitten kieltäytyä kaikista oikeuksista pitää aiottua osapuolta vastuussa tästä riskistä aiheutuvasta vahingosta. Vaikka noudatatkin näitä ohjeita, tuomioistuin ei voi kuitenkaan vaatia vastuusta luopumista, jos vahinko johtuu aiotun osapuolen huolimattomuudesta tai luopumisen täytäntöönpano olisi vastoin yleistä järjestystä.
Ensimmäinen askel tehokkaan luopumiskirjeen kirjoittamisessa on tunnistaa riski, joka on mahdollisen haitan lähde. Riskin tunnustaminen merkitsee sitä, että vastuusta luopuminen tapahtuu tietoisesti, mikä on välttämätöntä täytäntöönpanon kannalta. Jos luopumiskirje esimerkiksi kirjoitetaan kuntosalin jäsenyydestä, hyväksynnässä voidaan todeta: ”Ymmärrän harjoitteluvälineiden käytön aiheuttaman henkilövahinkojen riskin.”
Toinen välttämätön kohde luopumiskirjeessä on nimenomainen luopuminen kaikesta vastuusta hyväksytystä riskistä mahdollisesti aiheutuvasta vahingosta. On tärkeää paitsi ilmoittaa nimenomaisesti vahingon tyyppi, myös yksilöidä osapuoli, jonka puolesta haluat luopua vastuusta. Jatkamalla edellistä kuntosalin jäsenyyttä koskevaa esimerkkiä, luopumisessa voidaan todeta: “Pidän kuntosalia vaarattomana henkilövahingoista, joita saatan kärsiä kuntosalin harjoituslaitteiden käytöstä.” Tämän lisäksi tarvitaan vain sen henkilön allekirjoitus, joka luopuu oikeudestaan pitää toista osapuolta vastuussa.
Vaikka luopumisilmoitus voi sisältää kaiken edellä mainitun ja voi muuten olla täysin pätevä, sitä ei välttämättä panna täytäntöön kaikissa tilanteissa. Jos esimerkiksi kuntosalin jäsen, joka allekirjoitti vastaavan luopumisen, loukkaa itseään huolimattomasti huolletusta laitteesta, vastuusta luopumista ei voida soveltaa. Syynä tähän on se, että laitteen tavanomainen käyttö ei johtanut jäsenen loukkaantumiseen. Pikemminkin se oli laitoksen huolimaton ylläpito, joka aiheutti hänen vammansa.
Lisäksi joissakin tilanteissa tällaisen luopumisen täytäntöönpano on vastoin yleistä järjestystä, joten tuomioistuimet eivät valvo sitä. Yksi tällainen esimerkki on potilas, joka astuu leikkaukseen ja luopuu oikeudestaan mahdollisiin kirurgiaa koskeviin väärinkäytöksiin, jotka johtuvat leikkauksesta. Vaikka se voi riippua lainkäyttöalueen säännöistä, on epätodennäköistä, että tuomioistuin panee tällaisen sopimuksen täytäntöön, koska se minimoi huolellisuuden merkityksen terveydenhuollossa.