Operatiivinen koordinaattori on henkilö, joka vastaa yrityksen eri johtajien ja osastojen toiminnan organisoinnista ja synkronoinnista. Toisin kuin operatiivinen johtaja, joka johtaa yrityksen varsinaista toimintaa, toiminnan koordinaattori varmistaa, että kunkin osaston aikataulut, kokoukset ja tavoitteet toimivat sopusoinnussa. Hänen tehtävänsä on havaita konfliktit varhaisessa vaiheessa ja ratkaista ne kaikkia osapuolia tyydyttävällä tavalla. Toimialasta ja henkilöstöjohtajan harkintavallasta riippuen tehtävään voidaan viitata myös muulla nimikkeellä, kuten tapahtuma- tai tietokoordinaattorilla.
Kommunikointitaidot
Tämän henkilön on oltava kommunikaattorin päällikkö ollakseen tehokas ja menestyvä. Hänen on myös kyettävä sopeutumaan nopeasti muutoksiin. Jos jopa yksi osasto muuttaa suunnitelmiaan, tavoitteitaan tai tavoitteitaan, se voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen kokonaistoimintaan. Koordinaattorin rooli edellyttää, että hän arvioi nopeasti muuttuvien olosuhteiden vaikutukset ja kehittää strategioita, jotka vaikuttavat mahdollisimman vähän muihin osastoihin. Kyky käsitellä ideoita nopeasti ja itsenäisesti ja toteuttaa muutokset on korvaamaton ominaisuus operaatioiden koordinaattorille.
Suunnittelu ja ajoitus
Projektien ennakoiva suunnittelu ja ajoitus on toinen tärkeä osa operaatioiden koordinaattorin työtä. Tämä edellyttää vuorovaikutusta ulkopuolisten virastojen ja organisaatioiden kanssa sekä sen varmistamista, että yrityksen avainhenkilöt ovat tarvittaessa käytettävissä. Usein työ edellyttää useiden projektien samanaikaista järjestämistä, mikä vaatii esimerkillistä aikataulutus- ja ajanhallintaosaamista. Se edellyttää myös tapaamista ulkopuolisten urakoitsijoiden, palveluntarjoajien ja myyjien kanssa, jotta voidaan sopia erityisistä yksityiskohdista.
Tietokonetaidot
Erinomaiset tietokoneohjelmistotaidot ovat suuri voimavara operaatioiden koordinaattorille. Mahdollisuus kommunikoida sähköisesti sisäisesti ja ulkoisesti säästää aikaa, ja aikataulujen suunnittelua yksinkertaistaa tietokoneen laskentataulukko- ja kalenteriohjelmisto. Myös asiantuntemus visuaalisten esitysten luomisesta multimediaohjelmistolla voi olla hyödyllistä.
Operations Managerin tukeminen
Toimintakoordinaattorin odotetaan usein avustavan operatiivista johtajaa muiden tehtäviensä lisäksi. Tämä edellyttää yleensä säännöllistä tarkistamista ja joskus johtajan aikataulun tarkistamista. Tehtävä saattaa myös vaatia häntä tekemään matka- ja hotellijärjestelyjä operatiiviselle johtajalle ja vahvistamaan reitit.
Edellytykset
Operatiivisen koordinaattorin tehtävään liittyvät koulutusvaatimukset vaihtelevat suuresti yrityksistä toiseen. Kandidaatin tutkinto vaaditaan joskus, mutta vaatimuksesta voidaan luopua, jos vertailukelpoinen työkokemus on ilmeinen. Sopiva työkokemus voi sisältää toimistotyöntekijöitä tai hallinnollisia tukitehtäviä, jotka osoittivat ehdokkaan olevan erinomainen kommunikaattori ja hänellä on taitava moniajo.