Hallinnollisella avustajalla on monia samoja tehtäviä kuin sihteerillä, mukaan lukien kirjoittaminen, arkistointi, puhelimiin vastaaminen ja muistiinpanojen tekeminen kokouksissa. Tämän lisäksi hän voi myös valvoa toimiston logistiikkaa, tehdä yhteistyötä esimiesten kanssa tärkeissä projekteissa ja valvoa sihteereitä. Vaikka tässä tehtävässä työskentely vaatii vähän muodollista koulutusta, johtoavustajat tai erikoisalalla työskentelevät voivat tarvita lisäkoulutusta.
tehtävät
Hallinnollisen avustajan tehtävät ulottuvat usein paljon sihteeritehtäviä pidemmälle, ja niihin kuuluu toimiston logististen asioiden hoitaminen, kuten tarvikkeiden tilaaminen, postin ja paperin käsittely, joka tulee ja poistuu liiketoiminnasta, sekä ihmisten aikataulujen koordinointi. Monissa tapauksissa hän on tietolähde yleisölle ja toimii joskus yrityksen ”kasvona”. Jotkut vanhemmat avustajat valvovat myös nuorempia avustajia tai sihteereitä, jolloin heidän on ehkä tehtävä säännöllisesti suoritusraportteja tai esityksiä. Monet tässä tehtävässä olevat ihmiset auttavat myös kouluttamaan uutta henkilöstöä, varsinkin jos he tekevät hallinnollisia tehtäviä. Hallinnollinen avustaja tarvitsee myös käytännön tietoja, kuten erilaisten toimistolaitteiden kanssa työskentelemisen.
Taidot
Tässä tehtävässä työskentelevien ihmisten on oltava erittäin hyviä yksityiskohdissa ja pystyttävä hoitamaan monia tehtäviä samanaikaisesti, koska he ovat usein vastuussa useiden ihmisten aikatauluista ja voivat valvoa useiden projektien etenemistä kerralla. Heidän tulee myös olla hyviä ihmisten kanssa, koska työ vaatii paljon vuorovaikutusta toimiston ihmisten ja asiakkaiden kanssa. Kyky tehdä tuomaripuheluita ja työskennellä itsenäisesti on myös tärkeä osa työtä, koska hallintoavustaja on henkilö, joka todennäköisesti tietää, mitkä asiakirjat ovat tärkeitä ja mitkä voidaan hylätä, mitä sähköpostiviestejä voidaan käsitellä toimistossa tasolla ja jotka on välitettävä ylemmälle johdolle, ja kuinka kehittää komentoketjua saadakseen asiat hoidettua. Kaiken tämän lisäksi hallinnollisten avustajien on oltava artikulatiivisia, taitavia kirjoittamaan ja tekniikan kanssa, koska heidän on usein vastattava sähköpostiin, oikaistava asiakirjoja ja työskenneltävä tietokantojen kanssa.
Specialties
Hallinnolliset avustajat voivat erikoistua tiettyyn organisaation osastoon, kuten henkilöstöön tai tietotekniikkaan, vaikka tämä on yleisempää suurissa organisaatioissa. Hallinnolliset avustajat työskentelevät vain yrityksen ylimmän johdon kanssa. He voivat olla vastuussa joukosta ihmisiä tai he voivat työskennellä vain yhden kanssa. Kummassakin tapauksessa avustaja vastaa säännöllisten hallinnollisten tehtävien lisäksi johtajien pääsyn valvonnasta, matka- ja konferenssijärjestelyistä sekä vuorovaikutuksesta myyjien, muiden yritysten johtajien ja hallituksen jäsenten kanssa. Yleisesti ottaen mitä ylempänä johtaja, sitä enemmän taitoja ja kokemusta avustaja tarvitsee.
Lisäksi hallinnolliset avustajat voivat erikoistua tietyille aloille, kuten lääketiede tai laki. Tähän tehtävään liittyvien tavanomaisten tehtävien lisäksi hän suorittaa myös kyseiseen alaan liittyviä tehtäviä. Esimerkiksi lakimies voi myös tutkia oikeudellisia ennakkotapauksia ja auttaa valmistelemaan tiedotuksia, kun taas avustajan on yleensä tiedettävä vakuutuslaskutuksesta tai laboratoriomenettelyistä. Jotkut ihmiset tekevät tämän työn myös kotoa puhelimitse ja Internetissä, jolloin heitä kutsutaan virtuaalisiksi hallintoavustajiksi.
koulutus
Monissa tapauksissa henkilö voi aloittaa työskentelyn tässä työssä lukion tutkinnon ja jonkin verran liiketoiminnan ja tietokoneen taitojen koulutuksen avulla. Erikoistehtävissä, kuten lääketieteellisessä tai oikeudellisessa toimistossa, hänen on tiedettävä kyseiseen tehtävään liittyvä sanasto. Koulutusohjelman todistus, osakkuusyrityksen tutkinto tai sertifiointi hyväksytyn organisaation kautta voivat kaikki auttaa palkkaamisessa tai ylennyksessä.