Potilaan pääsyedustaja kirjaa uusia potilaita ja antaa tietoa laitoksesta ja sen käytännöistä. Laitoksen koosta riippuen tämä henkilöstö voi edustaa yksittäistä osastoa tai laitosta kokonaisuutena. Potilaat voivat ottaa yhteyttä yhteyshenkilöihin, jos heillä on kysymyksiä tai huolenaiheita. Yleensä tällaisiin tehtäviin tarvitaan jonkin verran toimistokokemusta, ja se voi auttaa perehtymään lääketieteelliseen terminologiaan ja terveydenhuoltoympäristöihin.
Kun uudet potilaat saapuvat sairaalaan, klinikalle tai vastaavaan laitokseen, potilaskäyttäjä kerää heidän väestötietonsa ja yhteystietonsa. Tämän avulla edustaja voi luoda tiedoston, joka sisältää perustiedot potilaasta, mukaan lukien mahdolliset vakuutusturvat tai rahoitusapuvakuutukset, joita potilas voi saada. Potilaille annetaan myös tietoja laskutus- ja takaisinmaksuehdoista sekä muista laitoskäytännöistä, jotka heidän on ehkä tiedettävä. Perheenjäsenet ja ystävät voivat saada tietoa vierailuajoista, potilaille lähetettävistä lahjoista ja niihin liittyvistä asioista.
Hätätilanteissa, joissa potilaat tarvitsevat välitöntä hoitoa, potilasasiantuntijoilla ei ehkä ole aikaa tehdä haastattelua tai potilas ei ehkä pysty kommunikoimaan. Sen sijaan tiedot voidaan kerätä perheenjäseniltä ja muilta potilaan kanssa olevilta ihmisiltä. Lompakot voidaan tarkistaa henkilöllisyystodistusten, lääkäreiden hälytyskorttien ja muiden asiakirjojen perusteella, joista voi olla apua lääkintähenkilöstölle. Potilaan pääsyedustaja aloittaa tiedoston, joka sisältää mahdollisimman paljon tietoa, ja kirjaa mahdolliset puutteet tiedoissa myöhempää keräämistä varten.
Kotiutuksen yhteydessä potilaat voivat tavata pääsyedustajan uudelleen. Potilaiden tulee saada vastuuvapausasiakirjat, joissa on tietoja siitä, miten huolehtia itsestään kotona ja mitä tehdä hätätilanteessa. Potilasasiantuntija käy tämän läpi varmistaakseen, että potilas ymmärtää ja ottaa yhteyttä laitokseen komplikaatioiden merkkien sattuessa. Lisäksi voidaan keskustella laskuun liittyvistä asiakirjoista, joissa on tietoja siitä, milloin lasku erääntyy ja miten sairaala hoitaa vakuutuslaskutuksen.
Hyvät ihmiset -taidot ovat hyödyllisiä potilaiden pääsyedustajalle kommunikoimaan potilaiden ja heidän hoitoryhmiensä kanssa. Yksityiskohtien huomioiminen on myös tärkeää, erityisesti allergioiden ja muiden potilaan profiilin tärkeiden seikkojen tallentamisessa. Potilaiden yksityisyyden suojaamiseksi on yleensä myös välttämätöntä pystyä kirjoittamaan nopeasti ja tarkasti ja noudattamaan luottamuksellisuutta koskevia lakeja.