Projektiavustaja auttaa yleensä projektipäällikköä tai projektijohtajaa tehtävien suorittamiseen tarvittavissa tehtävissä. Useimmissa tapauksissa tämä sisältää toimisto- ja hallintotehtävät. Projektiavustaja voi myös osallistua kokouksiin ja vastaa todennäköisesti kysymyksiin vastaamisesta projektipäällikön poissa ollessa. Projektin koosta riippuen avustaja voi olla omistettu yhdelle työlle ja projektipäällikölle tai avustaa useampaa kuin yhtä johtajaa useammassa kuin yhdessä projektissa samanaikaisesti.
Projektiavustajan työn ydin pyörii yleensä toimisto- ja hallintotehtävissä. Useimmat projektit tukeutuvat vahvasti tiedostoihin ja laskentataulukoihin, mukaan lukien aikataulut, budjetit ja tehtävälistat. Näiden pitäminen ajan tasalla, päivitysten ilmoittaminen ja muutosten dokumentointi ovat kriittinen osa projektinhallintaa, ja ne ovat yleensä avustajan tehtäviä, jos sellainen on. Monilla yrityksillä on erityisiä vaatimuksia siitä, mitä on dokumentoitava ja mitä on säilytettävä fyysisissä tiedostoissa.
Muunlaiset paperityöt kuuluvat usein myös projektiavustajalle. Tämä voi sisältää vakuutuslomakkeiden ja lupien pyytämistä ja jättämistä, ostotilausten täyttämistä ja paljon muuta. Se sisältää myös usein kirjeenvaihdon hallinnan, kuten säännöllisten raporttien ja päivitysten toimittamisen asiakkaalle.
Projektiavustaja osallistuu myös usein kokouksiin ja osallistuu neuvottelupuheluihin. Tämä sisältää tyypillisesti sekä sisäisiä tiimikokouksia että asiakaskokouksia. Monissa tapauksissa avustajan tehtävänä on tehdä muistiinpanoja kokouksesta ja kehittää ja jakaa kokousraportti sen jälkeen. Tärkeä osa tällaisia raportteja on toimintokohteiden tunnistaminen ja kunkin vastuun osoittaminen. On myös tärkeää tunnistaa eräpäivät.
Vaikka projektipäälliköllä tai johtajalla on perinteisesti enemmän vastuuta päätösten tekemisestä, asiakassuhteiden hoitamisesta ja sen varmistamisesta, että projekti pysyy budjetissa ja aikataulussa, avustajan on oltava aina tietoinen projektin tilasta, koska hänet voidaan kutsua vastaa kysymyksiin, jos johtaja ei ole tavoitettavissa. Projektipäälliköt voivat olla kokouksissa, sairaana tai lomalla, kun esimerkiksi tiimin jäsen tai asiakas tarvitsee tietoja. Tietojen löytäminen on kriittistä.
Projektiassistentti, joka ei ole omistautunut yhdelle projektille, vaan on vastuussa useiden johtajien tai useiden projektien tukemisesta, vastaa näiden tehtävien suorittamisesta kussakin projektissa. Tämä tarkoittaa, että avustajan on oltava hyvin organisoitu. Hänen on myös kyettävä priorisoimaan tehtävänsä ja tietämään, mitä tehdä, kun kahden tai useamman projektin vaatimukset ovat ristiriidassa.