Edustajan tärkein vastuu on tarjota julkinen ääni organisaatiolle, olipa se liike-, voittoa tavoittelematon tai valtion virasto. Tässä roolissa tiedottaja pitää yleensä suurinta osaa kirjeenvaihdosta tiedotusvälineiden, kuten sanomalehtien ja radioasemien, kanssa. Tiedottaja voi myös kommunikoida yleisön kanssa, jolla on kysyttävää organisaatiosta. Puhujat voivat myös järjestää tapahtumia organisaation puolesta. Joku saattaa myös pitää kaikki tiedottajavelvollisuudet menemättä kyseisen nimen mukaan; heitä voidaan esimerkiksi kutsua lehdistösihteeriksi, suhdetoiminnan asiantuntijaksi tai tiedotusvastaavaksi.
Puhujat ovat usein joitakin näkyvimmistä henkilöistä organisaatiossa. Esimerkiksi Yhdysvaltain lehdistösihteeri on Valkoisen talon tiedottaja. Päivittäisistä tiedotustilaisuuksista vastaava lehdistösihteeri on jatkuvasti vuorovaikutuksessa yleisön ja tiedotusvälineiden kanssa. Tällainen altistuminen ei vain johda useimpia lehdistön jäseniä tuntemaan Yhdysvaltain lehdistösihteeriä nimeltä, vaan suuri osa Yhdysvaltain väestöstä todennäköisesti tuntee lehdistösihteerin myös nimeltä.
On tavallista, että edustajat tulevat jonkinlaisesta journalismin taustasta. Monet organisaatiot haluavat, että heidän edustajansa ymmärtävät median toiminnan, joten he voivat paremmin kommunikoida median kanssa. Toimittajilla, joiden on tarkoitus raportoida puolueettomat tosiasiat työskennellessään uutisjärjestöjen kanssa, saattaa olla vaikeuksia siirtyä rooliin, jossa heidän on kuitenkin vain myönnettävä organisaatiota.
Tiedottaja voi auttaa myös järjestämään haastatteluja ja kokouksia muiden organisaation jäsenten kanssa. He voivat myös puhua organisaation toisen jäsenen puolesta, jos kyseinen henkilö ei halua tai ei pysty suoraan puhumaan tiedotusvälineille. Puhujat voivat myös olla vastuussa lehdistötiedotteiden kirjoittamisesta ja lähettämisestä. Jotkut edustajat auttavat myös järjestämään julkisia yritystapahtumia ja osallistumaan niihin, mikä voi johtaa melkoiseen matkustamiseen.
Jotta voisit toimia tiedottajana, tutkinto viestinnästä, suhdetoiminnasta, journalismista tai vastaavasta kentästä on yleensä välttämätöntä. Organisaatiot, jotka palkkaavat edustajia, voivat myös etsiä jonkun, jolla on kokemusta median kanssa työskentelystä, olipa hän sitten toimittaja tai markkinointitehtävä. Vuokrauspäällikkö voi myös yrittää palkata sisäpuolelta varmistaakseen, että uusi tiedottaja tai tiedottaja tuntee organisaation sisältä ja ulkoa.
Nykyään puhujat voivat joutua sisällyttämään sosiaalisen median työtehtäviinsä. Viestintä sosiaalisten verkostojen kautta on yhä suositumpi tapa organisaatioille puhua suoraan yleisölle. Se antaa yrityksille myös mahdollisuuden tarjota luovia palkintoja ja kannustimia asiakaskunnalleen. Esimerkiksi elintarvikeketjun tiedottaja voi tarjota alennuksia ja ilmaisia tarjouksia yrityksen seuraajille verkossa.