Pedagoginen työkalu on mitä tahansa, mitä henkilö käyttää oppimiseen tai opettamiseen. Joitakin pedagogisia työkaluja, kuten oppikirjoja, pidetään ”perinteisinä”, mutta opiskelijoiden ja opettajien tarpeiden muuttuessa vähemmän perinteisistä esineistä tulee pedagogisia apuvälineitä. Täsmälleen se, mitä henkilö pitää pedagogisena työkaluna, vaihtelee iän ja koulutustason mukaan, mutta käytännössä mikä tahansa voi olla pedagoginen väline oikeissa olosuhteissa. On normaalia, että eri työkalujen käyttämiseen tarvittava koulutus vaihtelee, mutta valmistajat tutkivat kehittämiään malleja ammattimaisesti.
Perinteisesti pedagogisia työkaluja ovat esimerkiksi laskentataulukot, oppikirjat, monisteet ja käytännön malleja. Kun ihmiset ovat oppineet enemmän yksilöiden tavasta oppia, opettajat ja opiskelijat ovat kuitenkin haarautuneet muuntyyppisiin pedagogisiin työkaluihin. Teknologialla on ollut tärkeä rooli tässä kehityksessä, sillä opiskelijat ja opettajat käyttävät nyt työkaluja, kuten verkkosivustoja tai mobiililaitesovelluksia.
Ei ole rajoituksia sille, mikä voisi olla pedagoginen väline; opettajan tai oppilaan tehtävä on luoda yhteys työkalun ja opittavien käsitteiden tai tosiasioiden välille. Esimerkiksi henkilö voisi harkita jotain niin suurta kuin pedagoginen työkalu, jos opettaja voisi käyttää rakennetta demonstroimaan fysiikan arkkitehtonisia periaatteita, materiaalivalintaa rakennuksessa, matematiikkaa ja vastaavia aiheita. Vaikka perinteisiä pedagogisia työkaluja löytyy lähes kaikilta aihealueilta, joitakin työkaluja käytetään useammin tai ne ovat järkevämpiä tietyillä aloilla, kuten mikroskooppi biologiassa tai lääketieteessä.
Samalla tavalla pedagogiset työkalut vaihtelevat aiheittain, ne vaihtelevat myös koulutustason mukaan. Pedagogisen työkalun ikään sopivuus on tärkeää paitsi oppilaan opettamisen lisäksi myös joissakin tapauksissa turvallisuuden kannalta. Esimerkiksi esikoululainen ei käyttäisi skalpellia lääketieteen opiskelijan tapaan, vaan voisi käyttää väriliituja.
Pedagogiset työkalut eivät myöskään ole johdonmukaisia käytettävän koulutuksen määrässä. Useimmat opettajat voivat helposti ymmärtää esimerkiksi esipainetun oppituntisuunnittelijan käytön. Jotkut tietokoneohjelmat ovat sitä vastoin niin monimutkaisia, että henkilö ei voi hyödyntää ohjelmistoa täysimääräisesti ennen kuin hänelle on näytetty tiettyjä ominaisuuksia tai säätimiä. Yleensä terveydenhuolto-, tekniikka- tai teknologiateollisuuteen suuntautuvat pedagogiset työkalut tarvitsevat enemmän koulutusta kuin muilla alueilla. Tämä johtuu siitä, että terveydenhuolto-, konepaja- ja teknologiateollisuus edellyttävät niin suurta tarkkuutta saadakseen oikeat tulokset.
Yksilöt hyötyvät vain vähän pedagogisesta työkalusta, joka ei auta oppimista. Tämän jälkeen tutkijat kiinnittävät paljon huomiota työkalujen kehittämiseen. He tekevät ammatillista tutkimusta siitä, miten työkalu tulisi suunnitella vastaamaan opettajan tai opiskelijan tarpeita ottaen huomioon erilaiset oppimistyylit. Valmistajat ovat usein erittäin tarkkoja siitä, mitä he haluavat työkalun tekevän. Tämä rajoittaa sitä, missä tai miten opettaja tai opiskelija voi käyttää työkalua, mikä saattaa olla suositeltavaa, kun otetaan huomioon henkilön haluama keskittymisaste.
Suurin huolenaihe pedagogisten työkalujen kanssa on, että kaikilla ei ole pääsyä samoihin kohteisiin. Tämä johtuu yleensä taloudellisista rajoituksista. Tämän pääsyn epäjohdonmukaisuuden seurauksena oppimisessa ilmenee aukkoja ja syntyy epätasaisia pelikenttiä, kun henkilö yrittää päästä työelämään ja aloittaa uran. Näiden ongelmien tunnustamiseksi monet hallitukset tai voittoa tavoittelemattomat järjestöt yrittävät rahoittaa opettajien tai opiskelijoiden tarvitsemia työkaluja.