Toimistotyöntekijä on epämääräinen termi, joka voi kuvata monenlaisia toimistotyötä. Sitä voidaan joskus käyttää synonyyminä sellaisten sanojen kanssa kuin hallinnollinen avustaja, tai se voi viitata toimiston tukihenkilöstöön, joka auttaa hallintoavustajien, apulaisapulaisten tai sihteerien työtä. Keskimääräinen toimistotyöntekijä voi työskennellä monenlaisissa tehtävissä toimistoympäristössä, ja hän tarvitsee yleensä perustoimintoja.
Tämän tyyppinen toimistotyöntekijä voi tehdä minkä tahansa seuraavista tehtävistä:
Vastaa puhelimiin
Tallenna ja järjestä tiedot
Ota vastaan viestejä
Käydä asioilla
Osastot
Tee tietojen syöttö tai tekstinkäsittely
Työskentele muiden toimistohenkilöstön tukena
Käytä toimistolaitteita, kuten kopiokoneita tai fakseja
Käytä tiettyjä ohjelmia, kuten Microsoft Word, Excel tai Access
Tarjoa asiakastukea
Apua toimistokirjanpidossa
Kehittyneemmät toimistoavustajat voisivat olla vastuussa toimiston johtamisesta, suoraan johtajien tukemisesta ja muiden toimistotyöntekijöiden valvonnasta. Yleensä kun johtajien tai korkean tason työntekijöiden tuki on suorempaa, toimistovastaavaa voidaan kutsua hallinto- tai johtaja -avustajaksi. Jos toimistovastaava valvoo muita työntekijöitä, häntä voidaan kutsua toimistopäälliköksi.
Usein toimistotyöntekijöiden on oltava “kaikkien ammattilaisten” työntekijöitä. Heillä on oltava hyvät kirjoitustaidot, he ovat valmiita ottamaan vastaan tilauksia muilta työntekijöiltä, heidän on oltava valmiita työskentelemään eri tehtävissä ja heillä on oltava vähintään alkuosaamista tyypillisistä toimisto -ohjelmistoista. Työ voi vaihdella päivittäin ja riippuu toimiston nykyisistä tarpeista. Saatat syöttää tietoja jonain päivänä, arkistoida seuraavana päivänä ja faksata tai postittaa mainosmateriaalia toisena päivänä. Joskus toimisto perustuu asiakaspalveluun, kiireinen määrä voi riippua asiakasliikenteestä.
Toimistotyöntekijä voi olla suorittanut todistusohjelmat kauppakorkeakoulujen tai yhteisöoppilaitosten kautta. Toisilla on lukion tutkintotodistukset, ja harvoilta puuttuu edes se. Tärkeimmät halutut taidot ovat kyky kirjoittaa nopeasti ja tarkasti, hyvät puhelutavat, hyvät ihmisten taidot ja osoitettu kyky organisoida. Muut yritykset haluavat varmistaa, että voit työskennellä toimisto -ohjelmistojen kanssa, ja jotkut yritykset vaativat sinua testaamaan tällaisia ohjelmistoja kyvykkyytesi osoittamiseksi.
Kun toimistoavustajat ovat todella suoria avustajia ammattilaisille, heidän työnsä voi olla kohdennetumpaa. He tekevät olennaisesti mitä tahansa toimistotehtäviä, jotta ammattilaisen ei tarvitsisi. Hallinto- ja johtoavustajilla on yleensä enemmän kokemusta toimisto -ohjelmistoista ja he toimivat usein asiakkaiden ja heidän johtajiensa välissä. He voivat hoitaa toimistoja ja palkata ja paloapulaisia avustajia, jotka voivat auttaa heitä työssään ammattilaisen tukemisessa.
Koska termi voi tarkoittaa niin monia asioita, palkka -alue voi olla myös vaihteleva. Toimistotyöntekijä, jolla on vähäinen toimistotaito, voi ansaita hieman minimipalkkaa. Hallinnolliset avustajat voivat määrätä korkeamman palkan, jonka keskipalkka on 30,000 XNUMX Yhdysvaltain dollaria (USD). Monet tekevät paljon enemmän kuin tämä riippuen kokemuksestaan ja työtehtävistään.