Transkriptio on tietue opiskelijan suorituksesta ja historiasta tietyssä oppilaitoksessa. Transkriptioita käytetään eri tarkoituksiin, ja ne tulevat useimmiten esiin, kun opiskelijat hakevat edistyneitä koulutusmahdollisuuksia ja pääsykomitea pyytää transkriptioita. Saadakseen kopion transkriptista oppilas voi lähettää transkriptiopyynnön koulunsa rekisterinpitäjälle.
Transkriptio sisältää vähintään opiskelijan nimen läsnäolopäivänä sekä läsnäolopäivät, kaikki opiskelijan suorittamat luokat, saamansa arvosanat, tutkinnon ja opiskelijan kumulatiivisen arvosanan keskiarvon (GPA) ). Litteraatit voivat myös ilmoittaa kaikki saadut akateemiset arvosanat, luokan sijoituksen ja muut huomautukset, jotka voivat olla kiinnostavia transkription tarkistaville ihmisille.
Kun oppilas vetäytyy luokasta tai saa puutteellisen, tämä näkyy transkriptissa. Jos opiskelija asetetaan akateemiseen koeaikaan tai häntä kuritetaan muulla tavoin, tämä voidaan sisällyttää myös transkriptiotietueisiin. Transkriptiot voivat sisältää myös muistiinpanoja, jotka osoittavat, että opiskelija haki akateemista uusimista poistaakseen huonot arvosanat tietueesta.
Niiden koulujen tapauksessa, jotka tarjoavat opettajien kertomuksia, transkriptio voi olla hyvin pitkä ja osallistua. Kouluissa, joissa tämä ei ole vaihtoehto, asiakirja on paljon lyhyempi. Kerronta -arvioinnit ovat kiistanalainen aihe joissakin kouluissa, ja jotkut väittävät, että ne tarjoavat täydellisemmän kuvan oppilasta kuin arvosanaluettelo, kun taas toiset ehdottavat, että kertomusten arviointi on aikaa vievää ja että oppilaat voivat kärsiä tulos, kun hakijayhteisöt katsovat näitä arviointeja sen sijaan, että ottaisivat aikaa tarkastella niitä.
Opiskelijat voivat saada virallisia tai epävirallisia transkriptioita. Epäviralliset transkriptiot ovat yksinkertaisesti tulosteita opiskelijan tietueista ilman koulun sinettiä, ja niitä käytetään yleensä henkilökohtaiseen viittaukseen. Rekisterinpitäjä leimaa viralliset transkriptiot, jotka osoittavat, että ne ovat täydellisiä, ja ne voidaan toimittaa myös suljetussa muodossa. Jos sinetti rikkoutuu, transkriptiot eivät ole enää voimassa. Pääsylautakunnat ja työnantajat pyytävät yleensä virallisia transkripteja, jotta opiskelijat eivät houkuttele tutkimaan akateemisia tietojaan.
Jotkut koulut voivat tarjota transkriptioita ilmaiseksi, joskus ilmaisten transkriptien elinikäisen rajoituksen. Toiset veloittavat pienen maksun asiakirjojen luomisesta ja lähettämisestä. Kun opiskelijat jättävät transkriptiopyynnön, heidän on ilmoitettava heidän nimensä osallistumishetkellä, läsnäolopäivät, opiskelijoiden tunnistenumerot, osoite, johon transkriptio postitetaan ja onko sen oltava virallinen. Pyyntö on myös opiskelijan allekirjoitettava.