Esisertifiointiin liittyy hallinnollinen prosessi, jossa terveydenhuollon tarjoaja toimittaa hoitosuunnitelman, yleensä vakuutusyhtiölle potilaan puolesta, ennen hoidon aloittamista, jotta vakuutusyhtiö kattaa suunnitelman sellaisena kuin se on. Tätä hallinnollista prosessia hoitavat usein kokeneet sairaanhoitajat – yleensä rekisteröidyt sairaanhoitajat, mutta joskus tehtävään palkataan myös lisensoituja käytännön sairaanhoitajia. Esisertifiointihoitaja suorittaa useita erilaisia tehtäviä tämän prosessin loppuun saattamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat potilaiden vastaanottojen ja kotiutusten käsittely, potilaiden rekisteröinti, vakuutusten tarkistaminen, kaikkien asiakirjojen saatavuuden ja kunnossa pitäminen, hoitosuunnitelmien toimittaminen vakuutusyhtiöille ja valitusprosessin käsittely, kun hoito evätään. Vastuu sisältää myös tiedotuksen vakuutusohjelmiin ja sopimuksiin tehdyistä muutoksista tarvittaessa.
Vakuutusyhtiöt vaativat usein tiettyjen hoitojen ja lääkkeiden ennakkosertifioinnin ennen potilaalle antamista tai jakelua. Lääkärinpalvelujen tarjoajat ovat vastuussa siitä, että he tietävät, mitkä toimenpiteet ja lääkkeet edellyttävät esivahvistusta, ja että he saavat luvan ennen hoidon antamista. Sairaanhoitajat, jotka työskentelevät esisertifioinnissa, viettävät siksi suurimman osan ajastaan paperityöhön, tutkivat tietoja verkossa ja painettuna, käsittelevät vaadittujen tietojen syöttämistä ja kommunikoivat terveydenhuollon ammattilaisten, vakuutusyhtiöiden ja potilaiden kanssa. Esisertifiointihoitaja voi myös tehdä täsmäytyksen kuukauden lopussa potilaan tilien ja vakuutusyhtiöiden välillä.
Esisertifiointihoitaja kerää kaikki tarvittavat lääketieteelliset tiedot lääketieteen ammattilaisilta ja asianmukaiset tiedot vakuutusturvasta potilailta. Seuraavaksi hän antaa menettelykoodit kaikille suositelluille hoitosuunnitelmille. Esisertifiointihoitaja dokumentoi kaikki diagnostiset toimenpiteet ja varmistaa tarkkuuden ennen vakuutusyhtiöille lähettämistä käyttämällä nykyistä menettelytapaa (CPT) ja kansainvälisen tautiluokituksen kirjan 9 (ICD-9) koodeja. Tämän jälkeen hän määrittää tarvittavat esisertifioinnit, täyttää ja käsittelee vaaditut esivahvistuspaperit ja toimittaa ne vakuutusyhtiölle hyväksyttäväksi. Hyväksynnän jälkeen hän ilmoittaa asiasta hoitaville lääkäreille ja potilaalle.
Jos hoitosuunnitelmat evätään, esisertifiointihoitaja yleensä aloittaa valitusprosessin ja hallinnoi sitä loppuun asti. Koordinointi potilastietojen henkilökunnan kanssa on usein keskeistä työssä, jotta potilastiedot ovat ajan tasalla ja heijastavat esivahvistusprosessin tuloksia. Lisäksi rooli voi vaatia myös vakuutusyhtiöiden maksujen soveltamista oikeisiin potilastileihin. Muita odotuksia ovat tapauskuormien priorisointi, kiireellisten tapausten tunnistaminen ja tapausten käsittely nopeasti ja tehokkaasti noudattaen terveydenhuollon tarjoajien asianmukaisia protokollia.