Varausvälittäjä työskentelee hotellien ja eri kuljetusmuotojen asiakkaiden kanssa vastaamalla kysymyksiin, auttaen asiakkaita tekemään valintoja matkastaan ja varaamaan sitten huoneita tai matkalippuja. Varausedustajan liiketoiminnan tyypistä riippuen hän voi kommunikoida asiakkaiden kanssa puhelimitse, verkossa tai henkilökohtaisesti. Varausasiamiehen odotetaan tyypillisesti yhdistävän vahvat asiakaspalvelutaidot myyntitekniikoihin varmistaakseen, että asiakkaat saavat tarvitsemansa palvelut ja tuotteet ja maksimoivat samalla työnantajan voitot.
Monille matkailijoille varausagentti on ensimmäinen yhteyspiste kuljetuksen ja majoituksen varaamisessa. Vaikka jotkut matkustajat haluavat työskennellä matkatoimiston kanssa, monet haluavat etsiä omia matkavaihtoehtojaan ja varata suoraan myyjiltä. Vaikka on varmasti mahdollista varata monia erilaisia matkoja verkossa, jotkut matkustajat haluavat varata liput ja varaukset puhumalla suoraan yrityksen edustajalle. Jopa online-matkavaraussivustot käyttävät usein edustajia, jotka voivat auttaa asiakkaita chatissa tai sähköpostitse, kun asiakkaalla on kysymyksiä, hän joutuu teknisiin vaikeuksiin tai jos varauksessa on ongelma.
Varausagenttien ei yleensä tarvitse saada muodollista koulutusta lukion tutkintotodistuksen lisäksi, koska heidät koulutetaan yleensä työssä. Yksittäiset työnantajat voivat kuitenkin mieluummin palkata edustajia, joilla on merkittävää kokemusta asiakaspalvelusta tai telemarkkinoinnista. Edustajilla on yleensä oltava vahva kielitaito ja mukava työskennellä tietokoneiden kanssa, koska he luottavat tietokoneisiin tarjotakseen asiakkailleen tietoja matkavaihtoehdoistaan ja syöttävät asiakkaan tiedot tietokonejärjestelmään, kun asiakaskirjat matkustavat.
Matkan varaamisen lisäksi varausagentin on ehkä suoritettava erityyppisiä asiakaspalvelutehtäviä. Tämä voi olla hankalaa, koska monet ihmiset, jopa ne, jotka ovat alun perin varanneet matkasuunnitelmansa verkossa, voivat ottaa yhteyttä välittäjään, kun heidän alkuperäiset matkasuunnitelmansa kaatuvat tai häiriintyvät. Nämä soittajat voivat olla kohtuullisessa ahdingossa ja vaatia edustajaa ottamaan huomioon matkustajien tarpeet ja tarjoamaan samalla rauhoittavan läsnäolon. Useissa tapauksissa varausagentin voidaan odottaa “myyvän” soittajia kalliimpiin matkavaihtoehtoihin, kuten kalliimpiin hotellihuoneisiin tai lentoyhtiön istuimiin. Varausvälittäjä voi myös ottaa vastuun kannustaa asiakkaita rekisteröitymään kanta-asiakasohjelmiin tai jopa yhteismerkittyihin luottokorttitarjouksiin.