Rekisteröintivirkailijan työnkuva vaihtelee merkittävästi sen mukaan, millä toimialalla virkailija työskentelee. Jotkut virkailijat hoitavat vastaanoton tehtäviä, kuten vastaavat puhelimiin, tervehtivät uusia ja olemassa olevia asiakkaita ja arkistoivat paperityöt. Toiset voivat olla vastuussa käytäntöjen ja menettelyjen selittämisestä tai asiakkaiden avustamisesta tiettyjen palvelujen tilaamisessa. Useimmat tehtävät edellyttävät lähtevää persoonallisuutta ja hyviä kommunikointitaitoja.
Lukuisat eri alat palkkaavat rekisteröintivirkailijoita. Hotellialalla rekisteröintivirkailija on vastuussa asiakkaiden tarkastamisesta hotelliin ja sieltä ulos. Sairaalan virkailijat syöttävät järjestelmään potilastiedot, mukaan lukien elintärkeät tilastot, vakuutustiedot ja hätäyhteystiedot. Rekisteröintivirkailijat työskentelevät myös oikeustaloissa ja hallituksen rakennuksissa, ja he voivat jättää tärkeitä asiakirjoja, kuten avioliitto -lisenssejä, syntymätodistuksia ja patenttirekisteröintejä.
Koulutusvaatimukset tullaksesi rekisteröintivirkailijaksi vaihtelevat, mutta useimmat vaativat lukion tutkintotodistuksen tai GED: n. Monet tehtävät eivät vaadi korkeakoulututkintoa, mutta mieluummin jonkin verran kokemusta alalta. Tehtävät ovat tyypillisesti lähtötasoa ja maksavat tuntipalkkaa. Vaikka alkupalkka on yleensä alempi kuin kansallinen keskiarvo, monet yritykset palkkaavat sisältä, joten etenemismahdollisuuksia voi olla.
Myös rekisteröintivirkailijan työympäristö vaihtelee. Jotkut työskentelevät vastaanotossa toimistoympäristössä ja tekevät hyvin vähän fyysisesti rasittavaa työtä. Toisia voidaan joutua kävelemään koko rakennuksessa, joten he viettävät paljon aikaa jaloillaan. Esimerkiksi sairaalan rekisteröintivirkailijat käyttävät usein vierintäkärryjä ja käyvät potilaiden luona huoneissa, joten he liikkuvat jatkuvasti.
Vaikka rekisteröintivirkailijan todelliset tehtävät vaihtelevat toimialasta toiseen, useimmissa tapauksissa virkailija on yksi ensimmäisistä ihmisistä, joiden kanssa asiakkaat ovat vuorovaikutuksessa joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Virkailija, jolla on lähtevä persoonallisuus, luo hyvän ensivaikutelman koko yritykselle. Voi olla haastavaa ylläpitää jatkuvaa positiivista asennetta etenkin epäystävällisten asiakkaiden kanssa, mutta se on tärkeää sekä virkailijan että koko yrityksen menestyksen kannalta.
Hyvät viestintätaidot ovat myös tärkeä osa rekisteröintivirkailijaa. Tehtävä edellyttää usein erilaisten käytäntöjen ja menettelyjen selittämistä asiakkaille, ja kyky puhua hitaasti ja selkeästi on välttämätöntä. Kyky puhua useampaa kuin yhtä kieltä voi olla erittäin hyödyllinen, vaikka se ei yleensä ole työvaatimus. Kärsivällisyys on myös hyvä piirre, koska jotkut asiakkaat saattavat tarvita hieman lisäapua tai vaatia liiallisia vaatimuksia.