Työnantajat, jotka ottavat vastaan vastaanottovirkailijan työhakemuksia, yleensä pyytävät työnhakijoita toimittamaan ansioluettelon ja saatekirjeen. Vaikka kirjeet vaihtelevat tietyistä työtehtävistä riippuen, lääkärin vastaanottovirkailijan saatekirjeen pitäisi lyhyesti selittää, miksi tietty ehdokas on pätevä täyttämään tietyn työpaikan. Lääketieteellisen vastaanottovirkailijan saatekirjeen tulisi sisältää joitain mutta ei kaikkia samoja tietoja kuin ansioluettelo, mutta sen tulisi sisältää myös selitys siitä, miten työnhakija sai tietää työstä.
Saatekirjeen ensimmäisten tietojen tulee olla kirjoittajan nimi, osoite ja yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumero ja tai sähköpostiosoite. Tyypillisesti lääketieteellisen vastaanottovirkailijan saatekirjeen tulisi sisältää muodollinen tervehdys, kuten “Kenelle se voi koskea”, vaikka joissakin kulttuureissa vähemmän muodolliset tervehdykset ovat sopivia etenkin, jos kirjoittaja tietää vuokrauspäällikön nimen. Lisäksi useimmat saatekirjeet sisältävät virallisen allekirjoituksen ja vaikka kirjeet tyypillisesti kirjoitetaan, saatekirjeen tulee sisältää työnhakijan todellinen allekirjoitus.
Vastaanottovirkailijat vastaavat kirjeenvaihtoon, tapaamisaikatauluihin ja hoitavat muita hallinnollisia perustehtäviä. Siksi lääketieteellisen vastaanottovirkailijan saatekirjeen on kerrottava lyhyesti kaikista sihteerin tai toimiston hallinnollisista kursseista, jotka kirjoittaja on suorittanut. Hakija voi myös lyhyesti mainita joitain ohjelmistopaketteja, joita hän on aiemmin käyttänyt. Jos hakijalla on aiempaa vastaanottovirkailija- tai hallinnollista kokemusta, voidaan myös mainita tämän työhistorian yksityiskohdat, mukaan lukien kyseisessä roolissa työskenneltyjen vuosien lukumäärä ja työn tyyppi.
Joissakin tapauksissa vastaanottovirkailijoiden on tulostettava lääkärin reseptit, ja monien näissä tehtävissä työskentelevien ihmisten on oltava säännöllisesti yhteydessä apteekkiin ja sairausvakuutuksen tarjoajiin. Monet lääketieteelliset yritykset haluavat palkata henkilöitä, joilla on jonkin verran tietoa lääketieteellisistä toimenpiteistä. Joissakin tapauksissa vastaanottovirkailija on ehkä joutunut suorittamaan tietyn lääketieteellisen koulutuksen. Tällaisen ammatillisen koulutuksen yksityiskohdat on aina mainittava saatekirjeen pääosassa.
Lääkärivastaanottovirkailijan saatekirjeen viimeinen kappale on kohta, jossa monet ihmiset päättävät luetella henkilökohtaiset ominaisuutensa. Joku, joka hakee tällaista roolia, saattaa haluta mainita organisatoriset tai ihmissuhdetaidot, koska nämä ovat ominaisuuksia, joita monet työnantajat etsivät vastaanottovirkailijalta. Monet ihmiset suosittelevat sulkevan saatekirjeen oletetulla päätöslauselmalla, joka viittaa siihen, että vuokrauspäällikkö ottaa yhteyttä hakijaan lähitulevaisuudessa. Muut ihmiset ehdottavat vähemmän päättävän lausunnon käyttöä; sen sijaan ilmoittaa, että hän toivoo kuulevansa vuokrauspäälliköltä.