Vastaanottovirkailija on henkilö, joka on toimisto- ja sihteeritehtävissä ja joka toimii yrityksen kasvoina ja äänenä sekä koordinoi viestintää yrityksen asiakkaiden ja työntekijöiden välillä. Kiinteistöalan yrityksessä kiinteistövastaanottovirkailijan on osoitettava erinomaiset puhelintaidot ja huomioitava liiketoiminnan luonteen edellyttämät yksityiskohdat. Tämän tehtävän koulutusvaatimukset sisältävät vähintään ylioppilastutkinnon, kun taas monilla on lisäkoulutusta. Yhdistettynä vastaanottovirkailijan vastuut voidaan luokitella karkeasti asiakaspalveluun, toimistoon, organisaatioon; hän voi toimia myös tietyissä virallisissa tehtävissä, kuten tiettyjen asiakirjojen notaarina.
Asiakaspalvelu ja erinomaiset puhelintaidot ovat joitakin tämän tehtävän tärkeimmistä tehtävistä. Kiinteistövastaanottovirkailija on usein asiakkaan ensimmäinen virallinen yhteys kiinteistötoimistoon, vaikka se olisi vain äänen muodossa. Yksin- tai moniagenttitoimistossa kiinteistövastaanottovirkailija seuraa agenttien sijainteja, listauksia ja sopimusten tilaa. Hän ottaa vastaan viestejä asianomaisilta osapuolilta – mahdollisilta ostajilta, myyjiltä, omistusoikeusyrityksiltä, lakimiehiltä ja muilta edustajilta – ja välittää ne asianomaisille henkilöille. Vastaanottovirkailijat pitävät myös kirjaa kiinteistöalalla tarvittavista useista tapaamisista ja ilmoittavat asianosaisille liiketoiminnan moitteettoman toiminnan varmistamiseksi.
Kiinteistönvälitystoimiston koosta ja sen sisällä toimivien kiinteistönvälittäjien lukumäärästä riippuen kiinteistövastaanottovirkailija voi olla vastuussa myös perustoiminnoista ja tekstinkäsittelystä. Näitä toimintoja voivat olla ostajien tai myyjien sopimusten kirjoittaminen ja lähtevän toimiston kirjeenvaihdon hallinta. Hän voi myös olla vastuussa kotitietojen päivittämisestä julkaistavaksi joko verkossa tai sanomalehdessä; joissakin toimistoissa kiinteistövastaanottovirkailijan vastuu voi ulottua myös toimiston verkkosivuston ja online -listausten päivittämiseen. Toimistotehtäviin voi kuulua myös yleisten toimistotarvikkeiden sekä kauppaan liittyvien tavaroiden, kuten ulkokyltien, kohdesitteiden ja käyntikorttien, järjestäminen ja tilaaminen. Vastaanottovirkailijat ovat usein myös vastuussa saapuvan postin vastaanottamisesta ja lajittelemisesta tietyille edustajille, toimiston johtajalle tai toimiston omistajalle ja toimistokirjanpitäjälle mahdollisista veloista.
Useimmilla tässä tehtävässä työskentelevillä on vähintään ylioppilastutkinto. Monilla vastaanottovirkailijoilla on sihteeritaitojen koulutus, ja huomattavalla osalla on todistuksia tai liitännäisasteen tutkintoja asiaan liittyvällä alalla. Vaikka kiinteistönvälittäjän sertifiointi ei yleensä ole välttämätöntä, siitä voi olla hyötyä myös näihin tehtäviin hakeville ehdokkaille.