Tyypillisen projektijohtajan ensisijainen vastuu on valvoa ylempiä johtajia ja muuta henkilöstöä, hallita organisaation määritettyjä käytäntöjä ja liiketoimintastrategioita sekä kyetä motivoimaan ja opastamaan kaikkia tietyn projektin osapuolia. Hyvälle projektijohtajalle välttämättömiä ominaisuuksia ovat poikkeukselliset johtamiskyvyt, tehokkaat viestintätaidot ja vahva tiiminrakennusosaaminen. Projektijohtaja ottaa tyypillisesti paljon vastuuta, mukaan lukien kaikkien hankkeeseen liittyvien toimintojen kehittäminen, ohjaaminen ja koordinointi, sekä vastuussa kaikkien määräaikojen noudattamisesta, budjettirajoitusten noudattamisesta ja oikean henkilöstön löytämisestä.
Projektipäällikölle vaadittujen ominaisuuksien luettelon yläosassa on selkeä, ytimekäs ja johdonmukainen viestintä. Joillakin projektipäälliköillä voi olla taipumus kommunikoida harvoin tai tavalla, joka ei inspiroi ihmisiä. Viestintä on projektijohtajalle enemmän kuin vain puhumista ja kirjoittamista. Kyse on viestin lähettämisestä, joka välittää rehellisyyttä ja rehellisyyttä, joka on sopusoinnussa käyttäytymisen ja luonteen kanssa. Projektijohtaja, joka lähettää ristiriitaisia viestejä tai ei ole yhteydessä ihmisiin, ei ehkä inspiroi projektitiimiä seuraamaan.
Johtajuus on myös elintärkeää projektijohtajan tehtävien luettelolle. Tehokas johtaja auttaa tiiminsä jäseniä saavuttamaan perimmäisen tavoitteensa, joka on projektin tai tehtävän onnistunut suorittaminen. Johtajilla on myös kyky tunnistaa ongelmat nopeasti, arvioida niitä ilman, että he joutuvat emotionaalisesti mukaan, tehdä lopullinen päätös ja siirtyä auttamaan tiimiä ratkaisemaan ongelmia. Suuri johtaja inspiroi ihmisiä jatkuvasti parantamaan. Kyky pitää tiimin jäsenet raiteillaan sekä henkisesti että taloudellisesti on myös hyvän johtajan ominaisuus hyvälle projektijohtajalle.
Tiiminrakennusominaisuudet ovat myös avaintekijä projektipäällikön työnkuvauksessa. Johtajan on kyettävä arvioimaan potentiaalista henkilöstöä ja tiimin jäseniä, luomaan elinkelpoinen tiimi ja motivoimaan heitä työskentelemään yhdessä saavuttaakseen projektin onnistuneesti. Kannustavan ilmapiirin tarjoaminen joukkueelle ja jokaiselle tiimin jäsenelle on myös kriittistä. Tehokas projektipäällikkö osaa vahvistaa tiimilähestymistapaa pyytämällä ja ottamalla huomioon kaikkien tiimin jäsenten panoksen. Tiiminrakentaminen voi myös edellyttää tapahtumia, jotka tapahtuvat muissa paikoissa ja sopivia sosiaalisia tilanteita toimiston ulkopuolella.
Muita kriittisiä projektijohtajan tehtäviä voivat olla avustus- tai rahoitusehdotusten kehittäminen, henkilöstön palkkaaminen ja kouluttaminen, mahdollisten ongelmien tunnistaminen ja ratkaiseminen, riskien vähentäminen, toimintatavoitteiden asettaminen ja verkostoituminen paikallisten, valtion ja kansallisten virastojen kanssa. Useimmat yritykset tai organisaatiot edellyttävät todennäköisesti useiden vuosien aikaisempaa kokemusta ylemmästä johtajuudesta tai projektinjohtotehtävistä, todistettua kykyä järjestää, suunnitella ja toteuttaa projekteja ajoissa ja budjetin rajoissa sekä osoitettua asiantuntemusta avainsuhteiden luomisessa ja ylläpitämisessä kaikkien tiimin jäsenten välillä , ylemmän tason johtajat ja ulkopuoliset toimittajat.