Tapahtumasuunnitteluun kuuluu kaikkien tapahtumaan liittyvien yksityiskohtien, kuten liiketoiminnan edistämisen, syntymäpäiväjuhlien tai varainkeräyksen, järjestäminen ja järjestäminen. Teollisuus on kasvanut valtavasti viimeisten 10-15 vuoden aikana, ja viimeaikaiset tutkimukset osoittavat, että lähes 500 miljardia dollaria (USD) käytetään vuosittain suunniteltuihin tapahtumiin ympäri maailmaa. Kasvu johtuu parantuneesta taloudesta ja suuntauksesta, jonka mukaan yritykset ulkoistavat kokous- ja suunnittelutoimintonsa.
Yksityiskohtaisesta suunnittelusta voi hyötyä monet erilaiset liike- ja sosiaaliset tilaisuudet. Jokainen tapahtuma voi kuulua otsikon alle, kuten juhlat, ylennykset, muistojuhlat tai koulutus. Juhlat voivat sisältää paraateja, häitä, syntymäpäiviä ja vuosipäiviä. Mainostilaisuuksia voivat olla poliittiset kokoukset, tuotelanseeraukset ja muotinäytökset. Muistotapahtumia ovat kansalaistilaisuudet ja muistomerkit. Koulutustapahtumat voivat olla kokouksia, valmistujaisia ja konferensseja.
Järjestäjien on hoidettava useita tehtäviä onnistuakseen tapahtumassa. Suunnittelija voi osallistua tapahtuman sivuston löytämiseen, sen suunnittelun luomiseen ja tapahtuman pyytävien henkilöiden tutkimukseen. Tapahtumasuunnitteluun kuuluu myös sisustuksen, ruoan ja viihteen valmistelu. Kutsujen lähettäminen ja majoituksen järjestäminen voi myös olla suunnittelijan vastuulla. Hänen tehtäviinsä voi kuulua myös tapahtumapaikan valvonta ja tapahtumahenkilöstön koordinointi.
Yritykset tai yksityishenkilöt palkkaavat tapahtumasuunnittelijan hänen kokemuksestaan tällä alalla. Suunnittelu ja tapahtumat ovat aikaa vievää ja joskus stressaavaa. Esimerkiksi hääpäivä voi olla morsiamen kannalta tarpeeksi stressaava ilman, että hänen tarvitsee huolehtia siitä, saapuvatko ateriapalvelut paikalle ajoissa. Ammattitaitoisella suunnittelijalla on aikaa ja yhteyksiä varmistaakseen, että tilaisuus sujuu.
Tapahtumasuunnitteluyritykset ovat erilaisia, ja suunnittelijat ovat yleensä ihmisiä, jotka aloittivat uransa tietyissä erityistapahtumissa. Jotkut ovat saattaneet haarautua catering -yrityksistä kokonaisten tapahtumien suunnitteluun. Toiset ovat työskennelleet yrityksen suunnittelijoina ja sitten päättäneet avata oman yrityksen. Tapahtumien suunnittelussa tuoma vuosien kokemus on elintärkeää, jotta asiat sujuvat sujuvasti.
Toinen tapa työhön on saada pätevyys, kuten tutkinto tai todistus tapahtumasuunnittelusta tai johtamisesta. Yksilöt saattavat haluta harkita työskentelyä tullakseen sertifioiduksi erityistapahtuma -ammattilaiseksi (CSEP) tai sertifioiduksi kokoussuunnittelijaksi (CMP). Sertifikaatin ansaitseminen vaatii paljon tutkimusta ja opintoja, ja tehtävät kantavat paljon vastuuta.