Usein on vaikea hahmotella täysin vieraanvaraisten edustajien tehtäviä. Näiden ihmisten on usein tehtävä se, mitä tarvitaan vieraalle tai mahdolliselle vieraalle, kun sitä tarvitaan. Joskus tämä edellyttää toimimista muiden henkilöstön jäsenten ominaisuudessa. Tehtäviin, joihin he todennäköisesti osallistuvat, kuuluvat tiedusteluihin vastaaminen, valitusten käsittely ja asiakkaiden auttaminen sisäänkirjautumisprosesseissa.
Tällaista työtä etsivä henkilö voi löytää työpaikan monenlaisilta työnantajilta. Näitä ovat lomakohteet, lentoyhtiöt ja kasinot. Vaikka nämä tehtävät voivat olla laajalti saatavilla, vastuut voivat olla hyvin epäjohdonmukaisia jopa samalla alalla.
Vierailijapalvelun edustajan tehtäviin vaikuttavat yleensä useat tekijät. Ensinnäkin toimiala, jolla tällainen henkilö työskentelee, päättää, mitä hän tekee. Muu yrityksen palveluksessa oleva henkilöstö voi vaikuttaa siihen, kuuluvatko tietyt vastuut tälle henkilölle vai eivät.
Kaikista muista tekijöistä huolimatta yksi vieraspalvelun edustajan ensisijaisista tehtävistä on yleensä antaa myönteisiä näkemyksiä yrityksestä, johon hän on palkattu, ja auttaa ylläpitämään näitä käsityksiä. Laitoksen vieraat ja mahdolliset vieraat tutustuvat usein tässä asemassa olevaan henkilöön ennen kuin he ovat yhteydessä muihin laitokseen liittyviin henkilöihin. Joissakin tapauksissa ihmiset tutustuvat palveluun vain vieraanvaraisen edustajan kautta. Ennen tätä yhteydenottoa henkilöllä voi olla vähän tai ei lainkaan aavistustakaan yrityksestä, sen tarjoamista palveluista tai asiakkaasta tulosta.
Koska tässä tehtävässä olevan henkilön on usein tehtävä se, mikä on tarpeen asiakkaan miellyttämiseksi, hän saattaa huomata toimivansa muiden ominaisuudessa, vaikka tehtävät täytetään. Esimerkiksi, vaikka yrityksellä voi olla myyjä tai myyntiosasto, on tavallista, että vieraspalvelun edustajalla on jonkinlainen rooli yrityksen myynnissä. Tämä voisi olla vakuuttamalla asiakkaat olemaan peruuttamatta varauksia tai kannustamalla kyselyitä tekeviä käyttämään palvelua. Edustajilla on usein valtuudet tarjota kannustimia ja tehdä sopimuksia, jotka kannustavat ihmisiä tulemaan asiakkaiksi tai pitkäaikaisiksi suojelijoiksi.
Vierailijapalvelun edustajalla on yleensä oltava erinomaiset viestintätaidot. Tämä työ sisältää yleensä paljon vuorovaikutusta ihmisten kanssa. Jotkut voidaan löytää ohjekeskuksista tai muutoin vuorovaikutuksessa yrityksen suojelijoiden kanssa. Joillakin ei kuitenkaan ole kasvokkain vuorovaikutteisia rooleja asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Sen sijaan he voivat kommunikoida tiukasti puhelimitse tai sähköpostitse.
Muita tämän tyyppisen edustajan yhteisiä tehtäviä ovat auttaa ihmisiä sisäänkirjautumisprosesseissa ja varmistaa, että heidän saama palvelu vastaa heidän odotuksiaan. Nämä henkilöt voivat olla vastuussa varausten muuttamisesta tai siitä, että erityistapahtumat järjestetään asianmukaisesti. Joissakin tapauksissa vieraspalvelun edustaja ylläpitää käytettyjä asiakastiedostoja, jotka auttavat varmistamaan, että asiakkaat saavat erinomaista palvelua joka kerta, kun he holhottavat yrityksen.