Pöytävirkailija voi viitata työpaikkaan hotellin vastaanotossa. Tyypillisesti tämä virkailija auttaa ihmisiä kirjautumaan sisään ja ulos hotelleista ja motelleista ja kun heillä on kysyttävää tiloista tai alueesta. Erittäin suurissa hotelleissa tai lomakohteissa tämän työntekijän työ voi rajoittua johonkin sisään-/uloskirjautumisprosessin osaan, kuten avainten luovuttamiseen vieraalle tai matkatavaroiden viemiseen huoneeseen. Yleensä työpöytämies tekee paljon enemmän kuin tämä.
Kun ihmiset tulevat ensimmäistä kertaa hotelliin tai motelliin, työpöydän virkailija voi olla ensimmäinen henkilö, jonka kanssa he tekevät kauppoja. Virkailijat tarkistavat varaukset tai vahvistavat, onko huoneita vapaana. Sitten he voivat tarkistaa henkilön hotelliin, ottaa maksun, vaikka tämä voi tapahtua myös oleskelun lopussa, ja toimittaa avaimet. Mahdollisesti pienemmissä hotelleissa/motelleissa he voivat kuljettaa laukkuja huoneisiin. Kun ihmiset kirjautuvat ulos, virkailijat voivat myös auttaa tässä prosessissa, palauttaa avaimet, ottaa maksun ja vastata viime hetken kysymyksiin.
Kun he suorittavat näitä tehtäviä, kirjoitusvirkailija voi vastata vieraiden kysymyksiin, joihin voi kuulua hotellikäytäntöjä koskevia kysymyksiä, kuten uima -altaan aukioloaikoja. He voivat myös toimia amatööri -oppaana alueelle ja jakaa tietoa vieraan kanssa paikallisista tehtävistä tai kaikista hotellin/motellin tarjouksista paikallisten kiinnostavien kohteiden kanssa. Esimerkiksi hotellit/motellit, jotka ovat lähellä huvipuistoja, suuria eläintarhoja tai museoita, voivat myydä lippuja näihin alennettuun hintaan. Isommissa hotelleissa työpöydän virkailijalla ei ehkä ole näitä velvollisuuksia, ja siellä voi olla infopiste, jossa vieraat vierailevat.
Vastaanotossa saapuvien asiakkaiden palvelemisen lisäksi vastaanottovirkailija voi ottaa vastaan myös hotellissa oleskelevien asiakkaiden puheluita, joilla on enemmän kysymyksiä. Vaihtoehtoisesti he voisivat vastaanottaa puheluita ihmisiltä, jotka ovat kiinnostuneita yöpymään hotellissa, ja tehdä varauksia heille. Tämä viimeinen vastuu on vaihteleva. Monissa hotelleissa on 800 numeroa, jotka eivät liity suoraan hotelliin, ja kaikki varaukset tehdään syrjäisessä paikassa.
Ottaen huomioon, että työpöydän virkailijat ovat ensimmäinen ja usein viimeinen yhteyspiste, suuri osa motellin/hotellin maineesta voi perustua näiden työntekijöiden taitoihin, ystävällisyyteen ja kohteliaisuuteen. Myös muut asiat, kuten hotellin siisteys ja palvelu, ovat tärkeitä. Silti on erittäin tärkeää, että nämä työntekijät ovat ystävällisiä, tuntevat työnsä ja tarjoavat erinomaista asiakaspalvelua. Niitä voidaan haitata tässä yrityksessä, jos hotellilla ei ole keinoja ratkaista syntyviä ongelmia.
Virkailijoiden tulisi myös odottaa mahdollisesti tekevänsä erilaisia vuoroja. Erityisesti motelleissa ihmiset voivat saapua milloin tahansa päivällä tai yöllä halutessaan kirjautua sisään. Varmasti ongelmia tulee ympäri vuorokauden, mikä saattaa vaatia neuvontaa tai apua työpöydän virkailijalta. Vaikka yöaikaan toimiminen on yleensä hiljaisempaa, virkailijan on silti oltava käytettävissä.