Koulutuskonsultti, kuten useimmat muut konsulttityypit, on kokenut ammattilainen, joka tuntee tietyn alan, joka tarjoaa palveluja yritykselle. Toisin kuin muut konsultit, koulutuskonsultti on kuitenkin erikoistunut prosesseihin, joita käytetään ammattimaiseen koulutukseen. Tämän konsultin tarjoamat neuvot ja palvelut auttavat yrityksiä ja muita ryhmiä harjoittelemaan tehokkaammin. Useimmat konsultit eivät työskentele yrityksessä, jossa he tarjoavat apua, vaan työskentelevät omassa konsulttiyrityksessään tai suuressa yrityksessä. Hänet voidaan myös luokitella itsenäiseksi urakoitsijaksi, joka tarjoaa palveluja sopimusperusteisella sopimuksella.
Koulutuskonsultilla on todennäköisesti useampi kuin yksi asiakas kerrallaan, ja hän voi jakaa tunteja eri asiakkaiden kesken. Tällä tavoin yritykset voivat saada tiedon, jonka vain ammattilainen voi tarjota asianmukaisesti ilman, että heidän on palkattava asiantuntijaa työskentelemään omassa työssään. Monet organisaatiot pitävät konsulttien koulutusta hyödyllisenä lisäyksenä tehokkaaseen sisäiseen koulutustiimiin, vaikka yrityksellä olisi jonkin verran asiantuntemusta yrityksen sisällä.
Koulutuskonsultit analysoivat yrityksen käyttämiä koulutusprosesseja, etsivät järjestelmästä ongelmia ja kehittävät sitten tapoja ratkaista ne. Käytetyn koulutusjärjestelmän analysoinnin jälkeen koulutuskonsultit antavat neuvoja koulutuksen uudistamisesta osaamisalueensa valossa. He tarkkailevat ja arvioivat koulutusjärjestelmää ja neuvovat sitten havaintojensa perusteella järjestelmän organisoinnista ja rakenteesta. Yleisiä tekniikoita voivat olla uusien menetelmien käyttöönotto, rakenneuudistus tai parannetun tekniikan sisällyttäminen. Heidän ponnistelujensa lopullinen tavoite on maksimoida koulutusosaston tehokkuus.
Koulutuskonsultit voivat joskus olla ilman erikoisuutta. Useimmiten ne ovat kuitenkin voimavara yhdellä tai muutamalla tietyllä alueella, joka yhdistää koulutustiedot ja luo asiantuntemusta, jota ei voida tarjota muualla. Kun koulutusryhmä tarvitsee pääsyn asiantuntijalle hankkeen yhden vaiheen aikana, se voi palkata koulutuskonsultin arvokasta apua varten kyseisellä alueella.
Tarjoamalla ulkopuolisen näkemyksen yrityksestä, koulutuskonsultti voi myös tuoda esiin ongelmia, jotka muutoin jäävät huomaamatta. Lisäksi koulutuskonsultti voi tuoda asiantuntemusta, joka ei ole sisäistä, mutta jolla on asianmukainen kokemus, mutta oikea-aikainen ja kustannustehokas. Vaikka osa heidän työstään voi kuulua kouluttajien kouluttamiseen, koulutuskonsultin tehtävänä ei ole vain kouluttaa, vaan antaa apua ja ammatillista neuvontaa harjoittelijoille.