Ostovirkailija tekee usein toimistotyötä organisaation hankintaosastolla. Hän saattaa olla vastuussa tilausten valmistelusta ja niiden tarkkuuden tarkistamisesta. Toinen velvollisuus voi olla varaston tarkistaminen ja kirjanpito siitä, mitä kohteita on tilattava ja milloin. Tämä työntekijä voi olla vastuussa tavaroiden vastaanottamisesta, kun ne toimitetaan. Hän voi myös tehdä vaatimuksen kadonneista tai vahingoittuneista tavaroista asianomaisille osapuolille.
Tämä henkilö työskentelee tyypillisesti ostoasiamiehen suorassa valvonnassa. Hän ei yleensä neuvottele sopimuksista tai valtuuta ostoksia. Hän voi kuitenkin olla vastuussa näiden asiakirjojen arkistoinnista ja syöttämisestä tietokantaan. Hän voi myös kirjoittaa tilauksia ja seurata niiden lähetyksiä myyjien kanssa.
Kun tilaus on tehty, ostotyöntekijä tarkistaa sen joskus varmistaakseen, että pyydettiin oikeita kohteita oikeissa määrissä. Hän voi myös varmistaa, ettei yritykseltä veloiteta liikaa tavaroista tai toimituksista. Usein hän tekee tämän lukemalla ostotilauksen rivi kerrallaan löytääkseen virheitä ennen tilauksen tekemistä.
Ostovirkailija voi neuvoa pomoaan siitä, mitkä tuotteet on tilattava. Hän saattaa tehdä tämän pitämällä kirjaa yrityksen varastotiloista. Tämän henkilön on myös ehkä ennakoitava tiettyjen kohteiden tulevaa käyttöä voidakseen tehdä pätevän arvioinnin. Häntä voitaisiin myös pyytää seuraamaan tiettyjen materiaalien käyttöä, jos epäillään varkautta tai omaisuuden väärinkäyttöä.
Vastaanottava osasto voi pyytää ostovirkailijaa tarkistamaan, että myyjältä on lähetetty oikeat tuotteet. Tässä tapauksessa henkilön on ehkä laskettava tuotteet tai tarkistettava tuotteet alkuperäisen tilauksen perusteella. Virkailija voi myös tehdä ilmoituksia kuljetuksessa vaurioituneista kohteista tai epätäydellisistä lähetyksistä. Hän voi myös olla vastuussa yrittäessään saada luottoa myyjältä tai operaattorilta, kun tällaisia ongelmia ilmenee.
Hankkiessaan töitä ostotyöntekijänä henkilö tarvitsee yleensä vain lukion tutkintotodistuksen. Hänellä tulee olla hyvä ymmärrys varastotoiminnoista ja hyvät viestintätaidot. Tausta, joka sisältää automaattisten laskentataulukoiden ja tietokantojen käytön, voi myös olla hyödyllinen.
Yhdysvalloissa Bureau of Labor Statistics arvioi, että työllisyyden kasvu tällä alalla on todennäköisesti alle keskimääräisen. Tämä johtuu suurelta osin siitä, että tietokonepohjaisia tilausmenetelmiä käytetään tulevaisuudessa useammin. Eläkkeelle siirtyneitä tai ura -aloja vaihtaneita työntekijöitä on kuitenkin korvattava, joten työllistymismahdollisuudet voivat monilla alueilla pysyä suotuisina.