Matkasuunnittelija on agentti, joka järjestää asiakkaille loma- ja matkapaketteja. He suorittavat erilaisia tehtäviä asiakkaan kuulemisen aikana ja sen jälkeen, kuten reittisuunnitelman tekeminen, lentojen varaaminen, auton tai virkistysvälineiden vuokraamisen järjestäminen. Kaikki keskittyvät siihen, että matka sujuu mahdollisimman sujuvasti. Matkasuunnittelijan tärkein prioriteetti on matkan eri puolien koordinointi. Työ vaatii monitehtäviä, aikataulua, neuvotteluja ja muita ihmissuhdetaitoja.
Loman osalta matkasuunnittelijan on neuvoteltava läheisesti asiakkaansa kanssa. Monissa tilanteissa asiakkaat, jotka hakevat matkasuunnittelijan apua lomalleen, tekevät niin, koska he haluavat ostaa kokonaispaketin sen sijaan, että joutuisivat koordinoimaan lomansa jokaisen näkökohdan itse. Esimerkiksi matkasuunnittelijan on määritettävä, pitäisikö asiakkaan lentää, purjehtia vai lähteä autolla tai junalla. Yleensä asiakkaat voivat ilmaista tarkat vaatimukset konsultaation aikana, mutta useissa tapauksissa matkasuunnittelijan on laadittava se kysymys-vastaus-istunnon avulla.
Kun kauttakulku on järjestetty, matkasuunnittelijan on löydettävä asiakkaan tarpeisiin parhaiten sopivat majoitustilat. Vaikka tämä saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, monet asiakkaat eivät ole varmoja siitä, millaisessa paikassa he haluaisivat yöpyä. Monet eri tekijät vaikuttavat asiakkaan kannalta sopivimman majoituksen määrittämiseen – hinta, sijainti kohdekaupungissa, läheisyys tiettyyn paikkaan nähtävyyksiä tai aktiviteetteja, ylellisyyttä ja esteettistä herkkyyttä.
Matkasuunnittelijat järjestävät yleensä kaikki asiat, jotka heidän asiakkaansa tekevät lomallaan, ja varmistavat, että aikatauluristiriitoja ei esiinny. Suunnittelija löytää aktiviteetit ja retket, jotka sopivat parhaiten asiakkaiden makuun ja etuihin, ja varmistaa samalla, että nämä toiminnot sopivat asiakkaan budjettiin. Tämä edellyttää, että matkasuunnittelija tutustuu asiakkaisiinsa ja rakentaa heidän kanssaan suhteita, jotta he ymmärtäisivät, mistä he nauttivat.
Matkasuunnittelijat eivät kuitenkaan rajoitu loman järjestämiseen. Monissa tapauksissa heidät palkataan järjestämään työmatkoja, jotka vaativat korkeaa koordinointia ja osaamista. Heitä voidaan myös pyytää järjestämään yritysten retriittejä, seminaareja ja kokouksia tai melkein mitä tahansa muuta, mikä vaatii taitoja ihmisten matkareittien koordinoimiseksi.