Ylimpi hankintapäällikkö valvoo yrityksen hankintaprosessia. Hän määrittää käytännöt ja menettelytavat, joilla henkilöstö voi ostaa tavaroita ja palveluita valtuutetuilta myyjiltä. Ylempänä johtajana hän on vastuussa yrityksen tarvitsemien tavaroiden ja palvelujen hankinnan moitteettomasta toiminnasta, mukaan lukien prosessien suunnittelu, tarjouskilpailut, sopimusten tekeminen ja arviointi.
Hankinta on organisaation ostoprosessin virallistaminen. Sen sijaan, että henkilöstö voisi tehdä ostoksia eri lähteistä oman harkintansa mukaan, yhtiö luo valtuutettujen myyjien joukon, josta henkilöstö voi tehdä ostoksia. Näin yhtiö voi neuvotella parhaista hinnoista, varmistaa tasaisen laatutason ja estää eturistiriidat. Lisäksi hankinta virtaviivaistaa ostamista, koska valtuutetut toimittajat sijoitetaan yrityksen tietokantaan ja niitä hallinnoidaan keskitetysti.
Yrityksen osto- tai hankintaosastoa johtaa tyypillisesti ylempi hankintapäällikkö, joka valvoo hankinta -agenttien tai -johtajien henkilöstöä. Tämä ylempi johtaja vastaa yrityksen ostopolitiikan ja -menettelyjen laatimisesta, jotka yleensä kodifioidaan yrityksen käsikirjassa. Hänen odotetaan pysyvän hankinta -alan parhaiden käytäntöjen tasalla ja toteuttavan nämä standardit yhtiön ostojärjestelmässä. Vanhempi hankintapäällikkö hoitaa usein myös hankintaosaston henkilöstön koulutuksen ja vakituisen henkilöstön koulutuksen asianmukaisesta ostomenettelystä.
Toiminnallisesti ylempi hankintapäällikkö ja hänen henkilöstönsä ovat vastuussa hankintalähteiden kehittämisestä vastaamaan liiketoiminnan tarpeita. Hänen on luotava järjestelmä yrityksen ostotarpeiden tunnistamiseksi jatkuvasti ja tutkittava sitten toimittajat, jotka voivat vastata näihin tarpeisiin. Uusien ostolähteiden tunnistamisprosessi jatkuu, vaikka myyjä on valittu. On myös mahdollista, että uusi myyjä voi tarjota paremman hinnan tai laadukkaampia tavaroita, joten ylimmän hankintapäällikön on pysyttävä ajan tasalla uusimmista vaihtoehdoista.
Ylimmät hankintapäälliköt valvovat myös koko hankintatyötä. Tämä sisältää hankintasuunnittelun, yrityksen ostotarpeiden yksityiskohtien saattamisen myyjien saataville tarjouksia ja sopimusten tekemistä varten. Ylempi johtaja osallistuu todennäköisesti henkilökohtaisesti neuvotteluihin sopimusehtojen vahvistamiseksi varmistaen, että yhtiö saa parhaan mahdollisen hinnan.
Takaosassa ylemmän tason hankintapäälliköt ovat yleensä mukana myyjien arvioinnissa, kun sopimus on tehty. Ylimpi hankintapäällikkö varmistaa, että hyväksytyt myyjät noudattavat sopimuksessa määriteltyjä kustannussäännöksiä, toimitusaikataulua ja laatustandardeja. Hän seuraa henkilöstön tyytyväisyyttä hyväksyttyihin toimittajiin ja kehittää luokitusjärjestelmän, joten on olemassa määrällinen mekanismi suorituskyvyn arvioimiseksi, kun myyjän sopimus tulee uusittavaksi.