Varaprojektipäällikkö on henkilö, joka raportoi projektipäällikölle ja valvoo hankkeen jokaista vaihetta alusta loppuun. Pohjimmiltaan hänen tehtävänsä on varmistaa, että kaikki tehtävät suoritetaan oikein, ajallaan ja budjetin rajoissa. Joitakin ominaisuuksia, joita yksilöllä pitäisi olla, ovat johtamistaidot, ajanhallinta ja organisointi. Vaikka korkeakoulututkinto ei ole aina välttämätön, se on hyödyllistä saada asema tällä alalla. Tehtävän yhteisiä vastuita ovat kommunikointi projektipäällikön kanssa, henkilöstön johtaminen, budjetin seuranta, mahdollisten ongelmien ratkaiseminen ja kokouksiin osallistuminen.
Koko hankkeen keston aikana henkilöllä on yleensä usein yhteyttä projektipäällikköön. Avoimen viestinnän ylläpitäminen on usein kriittistä, jotta kaikki pysyvät samalla sivulla ja varmistetaan, että projekti valmistuu ajoissa. Nämä henkilöt voivat esimerkiksi keskustella viikoittaisista määräajoista ja budjetista. Jälkeenpäin varaprojektipäällikkö välittää usein nämä tiedot muille alaisille.
Toinen suuri osa tästä työstä liittyy henkilöstön johtamiseen. Useimmissa tapauksissa varaprojektipäällikkö on vastuussa henkilöstön aikataulujen laatimisesta, tehtävien antamisesta ja tarvittaessa auttamisesta. Tämän lisäksi hänen on usein arvioitava kunkin työntekijän suoritusta ja annettava asianmukaista palautetta. Jos työntekijä ei noudata käskyjä tai hoitaa tehtävää riittävästi, tämä johtaja ilmoittaa siitä yleensä pääprojektipäällikölle. Tästä syystä tämä tehtävä edellyttää henkilöä, jolla on hyvät vuorovaikutustaidot ja johtamistaidot.
Useimpien hankkeiden osalta yksilön on myös seurattava budjettia säännöllisesti. Kunkin vaiheen aikana varaprojektipäällikön on pidettävä kirjaa käytetyistä rahoista ja siitä, kuinka paljon enemmän rahaa tarvitaan projektin loppuun saattamiseen. Jos projekti ylittää budjetin, hänen on ehkä toteutettava muutoksia pysyäkseen tavoitteessa. Ollakseen tehokas tässä tehtävässä on usein välttämätöntä, että hänellä on huomattavat matemaattiset kyvyt ja hän pystyy ajattelemaan eteenpäin.
Tämän lisäksi varaprojektipäällikkö on usein vastuussa mahdollisten ongelmien ratkaisemisesta. Tämä voi sisältää ongelmia ajoituksessa, työntekijöiden tuotoksessa, projektin tavoitteissa tai budjetissa. Odottamattomien komplikaatioiden sattuessa hänen on hoidettava se tehokkaasti ja tehtävä tarvittavat muutokset. Siksi on hyödyllistä, että sinulla on improvisointitaidot ja kyky tehdä nopeita päätöksiä tälle uralle.
Lisäksi henkilön on yleensä osallistuttava yrityksen kokouksiin. Koska tehokasta koordinointia tarvitaan usein projektin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen, on välttämätöntä, että tämä henkilö tapaa muita henkilökunnan jäseniä. Useimmissa tapauksissa pääprojektipäällikkö johtaa kokouksen ja varajohtaja projektipäällikkö osallistuu tarvittaessa.