Näyttelykoordinaattori on vastuussa ammattitaitoisen messun kaikkien osa -alueiden hallinnasta, joka yleensä perustuu kongressikeskukseen tai hotelliin. Tämä työ vaatii paljon suunnittelua ja ongelmanratkaisua. Koordinaattorin on varmistettava, että paikka valmistetaan, ruoka ja juomat käsitellään asianmukaisesti, osallistuja- ja myyjätarpeet täytetään, audio-/visuaaliset laitteet on asennettu, markkinointi ja myynninedistäminen hoidetaan ja kaikki on budjetin rajoissa. Tämä henkilö valvoo usein useita työntekijöitä, jotka suorittavat nämä tehtävät.
Messu on ammattimainen asiantuntijoiden kokoontuminen tietyllä alalla; se on tilaisuus verkostoitua ja tarkastella alan viimeisintä kehitystä. Monissa tapauksissa messujen koordinaattori työskentelee kongressikeskuksessa tai hotellissa, jossa on suuri kokoustila, johon mahtuu kävijöitä. Koordinaattorin alkuperäinen tehtävä on työskennellä messujen järjestäjien kanssa tapahtuman erityistarpeiden ja budjetin ymmärtämiseksi. Esimerkiksi tietokonealan messuilla on erilaiset tekniset vaatimukset kuin luomuruokaesityksillä, mutta jokaisella on oltava erityistarpeet.
Näyttelykoordinaattorin tehtävät vaihtelevat näyttelystä toiseen, mutta melkein kaikkiin tapahtumiin kuuluu perusvastuu. Tapahtuman valmistelun varmistaminen on ratkaisevaa esityksen onnistumisen kannalta. Koordinaattorin on varmistettava, että kaikille kopeille on riittävästi tilaa, että niissä on asianmukainen sähkö ja että esitysten audio-/visuaaliset laitteet ovat toiminnassa. Myös elintarvikkeista ja juomista on tehtävä sopimus ja ne on suunniteltava oikeaan paikkaan oikeaan aikaan.
Messujen järjestäjät huolehtivat usein markkinoinnista ja myynninedistämisestä, vaikka osan tästä työstä tekevät näyttelyn sponsorit. Koordinaattori työskentelee tulostimien, graafisten suunnittelijoiden, markkinointiosastojen ja pr -ammattilaisten kanssa saadakseen sanan tapahtumasta. Näyttelyn järjestäjillä on usein erityisiä markkinointia koskevia vaatimuksia ja standardeja, jotka on täytettävä.
Tämä työ on yleensä liikaa yhden henkilön hoidettavaksi. Näyttelykoordinaattori voi henkilökohtaisesti hoitaa minkä tahansa näistä töistä, jos tilanne sitä vaatii, mutta useimmat valvovat henkilöstöä. Koordinaattorin vastuulla on palkata koulutettuja ammattilaisia suorittamaan tätä monipuolista työtä ja laatia aikataulut, joilla varmistetaan, että esitys on asianmukaisesti henkilökunnallinen. Näiden erilaisten tehtävien onnistunut jongleeraaminen on koordinaattorin suurin tehtävä, mutta niin hyvin tekeminen luo hauskan ja informatiivisen esityksen kaikille osallistujille.