Tullakseen yksityiseksi kirjanpitäjäksi hakijoilla on oltava kandidaatin tutkinto kirjanpidosta, rahoituksesta tai liiketoiminnasta. Muut tutkinnot, kuten maisterin tutkinto tai CPA -sertifikaatin saaminen, ovat hyödyllisiä, mutta eivät välttämättömiä. Yksityiset kirjanpitäjät tarvitsevat vahvoja viestintätaitoja, kirjanpidon perustaitoja, organisoitua työskentelytapaa, taitoa tarvittavien tietokoneohjelmien kanssa ja sovellettavien lakien tuntemusta.
Yksityinen kirjanpitäjä on yhden yrityksen palveluksessa yrityksen talouden hoitamisessa, toisin kuin julkinen kirjanpitäjä, joka työskentelee useiden asiakkaiden palveluksessa. Hän analysoi yrityksen taloutta, tekee budjetteja, tarkastaa kirjat ja raportoi yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Suuremmissa yrityksissä kirjanpitäjillä on erityisiä tehtäviä, kuten veroja ja budjetteja. Yksityisen kirjanpitäjä pienessä yrityksessä voi kattaa kaikki kirjanpidon näkökohdat ja jopa kirjanpidon.
Ainoa pätevyys, joka vaaditaan yksityiseksi kirjanpitäjäksi, on usein kandidaatin tutkinto kirjanpidosta, rahoituksesta tai liiketoiminnasta, mutta monet suuret yritykset palkkaavat vain kirjanpitäjän, joka on CPA tai Certified Management Accountant (CMA). Kumman tahansa sertifikaatin saamiseksi hakijan on läpäistävä tentti ja täytettävä tietyt koulutusvaatimukset. Vaatimukset vaihtelevat alueittain.
Monet ihmiset suorittavat ensin maisterin tutkinnon kirjanpidossa (MAcc) tai liiketaloudessa (MBA). MAcc -tutkinto valmistaa ihmisiä työskentelemään kirjanpitäjänä, kun taas MBA valmistelee ihmisiä työskentelemään kirjanpitäjänä tai muuna yritysammattilaisena. Nämä tutkinnot eivät ole välttämättömiä yksityiseksi kirjanpitäjäksi, mutta ne yleensä auttavat hakijaa löytämään paremmin palkattuja työpaikkoja. Kumpikin maisterin tutkinto vaatii noin kahden vuoden kokopäiväistä opiskelua.
Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot ovat välttämättömiä. Kirjanpitäjän on kyettävä ymmärtämään yrityksen taloudellinen tilanne ja ilmaisemaan se selvästi muille työntekijöille, asiakkaille, toimittajille ja viranomaisille. Hänen on usein tehtävä yhteenveto taloudellisesta tilanteesta ihmisille, jotka eivät tunne taloudellisia termejä.
Ihmiset eivät tarvitse korkean tason matematiikkaosaamista tullakseen yksityiseksi kirjanpitäjäksi. Sen sijaan hänen on hallittava kirjanpidon perustiedot ja tarkat organisointitaidot sekä käytännön tiedot kirjanpidossa käytettävistä tietokoneohjelmista. Yksityisen kirjanpitäjän on syötettävä menetelmällisesti numerot tietokoneohjelman oikeisiin kenttiin.
Yksityisen kirjanpitäjän on myös ymmärrettävä kirjanpidon juridinen puoli. Hänen on tunnettava kaikki sovellettavat lait, kuten vero- ja kauppaoikeus. Esimerkiksi voittoa tavoittelemattomien järjestöjen kirjanpitäjät tarvitsevat erityistä tietoa asiaan liittyvistä voittoa tavoittelemattomista laeista. Koska lait muuttuvat jatkuvasti, yksityisen kirjanpitäjän on pysyttävä ajan tasalla. Kirjanpitäjän on myös pidettävä suuri osa tiedoistaan luottamuksellisina.