Catering -koordinaattori johtaa ravintolan, ruokakaupan, ruokapalvelun tarjoajan tai erikoistapahtumayrityksen catering -osastoa. Hän on yleensä vastuussa asiakkaille järjestettyjen tapahtumien järjestämisestä ja ajoituksesta, ja hän voi olla yrityksen catering -toiminnan julkinen ilme. Menestyvä catering -koordinaattori voi tarvita erinomaisia henkilökohtaisia taitoja, kokemusta johtamisesta ja valvonnasta sekä selkeän ymmärryksen catering -maailmasta.
On melko epätavallista, että catering -koordinaattori toimii kokkina; työn tehtävä on luonteeltaan enemmän hallinnollinen. Luovien taitojen hallitseminen voi kuitenkin olla tärkeää, koska sen avulla koordinaattori voi auttaa asiakkaita näkemään vaihtoehtoja ja tekemään päätöksiä heidän järjestämästään tapahtumasta. Suurin osa koordinaattorin työstä on tapahtumien järjestäminen ja toteuttaminen, jotka voivat vaihdella pienistä asioista, kuten yksityisestä perheillallisesta gaala-avauksiin, elokuvien ensi-iltoihin tai yhteiskunnan häihin.
Kun asiakas tulee catering -koordinaattorin luo ja haluaa järjestää tapahtuman, koordinaattori yleensä istuu alas ja keskustelee tietyn tilanteen parametreista. Tärkeitä asioita, jotka koordinaattorin on ehkä tiedettävä, ovat se, millainen tapahtuma on kyseessä, kuinka monta ihmistä osallistuu, jos aihe tai ilmapiiri on toivottu ja mikä asiakkaan mielestä on hyvä budjetti. Käyttämällä syvällistä tietoa yrityksen catering-ruokalistasta, koordinaattori voi auttaa asiakasta laatimaan täydellisen menun tapahtumaan. Joissakin tapauksissa tähän voi kuulua mahdollisten ruokien maistelua, jotta asiakas voi arvioida kokkien taitoa ja laatua.
Kun tilaus on vastaanotettu ja käsitelty, koordinaattori voi olla vastuussa catering -tiimin kokoamisesta tapahtuman hallintaan. Näitä voivat olla tarjoilijat, baarimikot, palvelimet ja valmistuskokit, jotka kaikki voivat olla catering -koordinaattorin johdolla. Yleensä koordinaattori voi hyödyntää yrityksen henkilöstöä tai hänellä voi olla yhteystietoluettelo hyvistä tarjoilijoista, jotka voidaan palkata päivittäin. Joissakin tapauksissa koordinaattori voi myös olla vastuussa ateriointiin liittyvien asioiden, kuten tuolien ja pöytien, liinavaatteiden, kukkakuvioiden, astioiden ja astioiden valmistelusta.
Ateriakoordinaattori voi tai ei saa valvoa tapahtuman toimitusta, perustamista ja toteuttamista. Suuressa yrityksessä johtaja voi hoitaa nämä tehtävät, jolloin koordinaattori voi vapaasti valmistaa muita tapahtumia ja jatkaa päivittäistä tapaamista asiakkaiden kanssa. Catering -koordinaattorin työelämä voi olla varsin jännittävää eri tapahtuman tai jopa usean päivän tapahtumien vuoksi.