Pääsyvirkailija hoitaa toimistotehtäviä lääketieteellisessä laitoksessa tai koulussa varmistaakseen potilaiden tai opiskelijoiden sujuvan vastaanottoprosessin. Tämä edellyttää yleensä tietojen hankkimista potilaalta tai opiskelijalta ja tietueen luomista tai jo olemassa olevan tietueen lisäämistä henkilölle. Monissa tapauksissa tällä nimikkeellä olevan henkilön on myös kerättävä maksutietoja, kuten vakuutuksia tai itse maksettavia tietoja lääketieteellisestä potilaasta tai lukukausimaksutietoja opiskelijalle. Tämä työ voi sisältää myös vastaamisen potilaan tai opiskelijan peruskysymyksiin ja asianmukaisten tietojen jakamisen helpottamisen koulun tai sairaalan osastojen välillä.
Jos henkilö, jolla on tämä otsikko, työskentelee lääketieteellisessä laitoksessa, hän usein syöttää tietoja syöttääkseen tietoja potilaasta ja hänen maksu- tai vakuutustiedoistaan. Hän voi myös hakea lääketieteellisiä asiakirjoja tarpeen mukaan. Useimmissa tapauksissa tähän työhön kuuluu myös tietojen jakamisen helpottaminen eri lääkäreiden ja laitoksen lääkintäosastojen välillä. Tässä tehtävässä toimivan henkilön tarkat tehtävät riippuvat yleensä hänet palkkaavasta organisaatiosta, mutta hänen päätehtävänsä on yleensä varmistaa pääsytietojen nopea ja virheetön käsittely.
Kun henkilö työskentelee koulunkäynnin virkailijana, hänen työtehtäviinsä kuuluu yleensä sellaisten tietojen kerääminen, joita koulu tarvitsee voidakseen tehdä pääsypäätöksen oppilasta. Jos pääsypäätös on jo tehty, henkilö, jolla on tämä titteli, voi sen sijaan keskittyä keräämään ja syöttämään tietoja, joita koulu tarvitsee virallisesti ottamaan oppilaan. Tämän alan henkilö voi kerätä tietoja, joihin kuuluvat opiskelijoiden nimet; yhteystiedot; ja tunnistetiedot, kuten verotunnisteet. Jos opiskelija on alaikäinen, pääsykoe voi myös kerätä tietoja vanhemmistaan tai huoltajistaan. Riippuen koulun käytännöistä, hän voi myös kerätä tietueita muista kouluista, maksutietoja ja talletuksia lukukautta varten.
Monissa tapauksissa vastaanottovirkailija toimii myös uuden potilaan tai opiskelijan ensisijaisena yhteyspisteenä. Usein tätä otsikkoa käyttävä henkilö on yhteydessä maahanpääsyä hakeviin ennen kuin he näkevät lääkärin tai tapaavat koulun virkamiehiä. Hän voi vastata henkilön kysymyksiin ja antaa tärkeitä tietoja hakuprosessista. Kun henkilö, jolla on tämä otsikko, työskentelee koulussa, hän voi myös ajoittaa tapaamisia retkiä ja haastatteluja varten.