Ehdotusten koordinaattori on kriittinen asema monissa myyntiyrityksissä. Tehtäviin kuuluu tietojen kerääminen useilta eri toimijoilta useilta osastoilta tai toiminnallisilta alueilta, ehdotusten muotoileminen lähetysvaatimusten mukaisesti, määräaikojen seuranta ja lähetettyjen ehdotusten tilan seuranta. Ehdotuskoordinaattori voi olla omistautunut tehtävään suuressa yrityksessä tai pienemmässä yrityksessä voi olla lisätoimintoja. Koordinaattori on usein myyntitiimin jäsen, mutta voi olla myös osa markkinointi- tai liiketoiminnankehitysosastoa.
Jokaisen yrityksen, joka myy jotain, olipa kyseessä tuote tai palvelu, on kirjoitettava ehdotuksia. Tämä saattaa johtua hinnoittelupyynnöstä tai yksinkertaisesti ennakoivasta yrityksestä ansaita liiketoimintaa. Jotkut ehdotukset ovat melko yksinkertaisia ja sisältävät vain perustietoja, kuten luettelon suorituksista, ehdoista ja hinnoittelusta. Muut ehdotukset, erityisesti suuria, monimutkaisia töitä koskevat ehdotukset, ovat melko pitkiä ja vaativat paljon tietoa.
Monimutkaisuudesta riippumatta jokainen ehdotus on kehitettävä ennen kuin se voidaan esittää asiakkaalle. Tässä kohtaa tulee ehdotuskoordinaattori. Hänen tehtävänsä on tarkistaa jokaisen ehdotuksen vaatimukset ja kehittää asiakirja, joka täyttää kaikki nämä kriteerit.
Yksi ehdotusten koordinaattorin ensisijaisista tehtävistä on hinnoittelun kokoaminen. Tämä voi sisältää tuotteiden ja palvelujen hinnoittelun, verojen, toimituskulujen ja muun laskemisen. Useimmissa tapauksissa koordinaattori ei ole vastuussa hinnoittelun luomisesta tai hinnoittelun määrittämisestä, vaan hän on vastuussa hinnoittelutietojen hankkimisesta asianomaiselta osapuolelta ja osapuolilta ehdotukseen.
Joihinkin ehdotuksiin on sisällytettävä myös muita tietoja. Esimerkiksi tarjouspyyntöön vastatessa ehdotuksen on sisällettävä kaikki pyynnössä määritellyt tiedot. Tämä voi sisältää tietoja luottoluokituksista, alihankkijoiden käytöstä ja viitteistä. Tarjoukset voivat myös vaatia, että tarjousvastauksen mukana on oltava asiakirjoja, kuten vakuutustodistus. Ehdotuksen koordinaattori on vastuussa kaikkien tarvittavien tietojen keräämisestä esimerkiksi kirjanpidosta, riskienhallinnasta, toiminnasta ja ostoista tarjousvastausasiakirjan kehittämiseksi.
Monissa tapauksissa ehdotusten koordinaattori on vastuussa ehdotuksen aikataulun hallinnasta. Tämä voi sisältää muistutuksen tekijöille, kun tiedot on määrätty, ja seurantaan, kun tietoja ei vastaanoteta. Se tarkoittaa myös sen varmistamista, että ehdotukset toimitetaan määräpäivään mennessä. Jotkut ehdotusten koordinaattorit pitävät myös kirjaa esitetyistä ehdotuksista ja asiakirjoista, jotka hyväksytään ja jotka hylätään.