Yleinen järjestelmänvalvoja tunnetaan myös toimistopäällikkönä tai hallinnollisena avustajana. Vaikka työnkuvaukset vaihtelevat jonkin verran yrityksittäin, päähallinto voi olla vastuussa kaiken kirjeenvaihdon käsittelystä, puhelinlinjoihin vastaamisesta, viestien vastaanottamisesta, raporttien laatimisesta ja muista yleisistä toimistotehtävistä. Joissakin tapauksissa pääkäyttäjät saattavat tarvita erikoiskoulutusta joidenkin näiden tehtävien suorittamiseksi erittäin teknisissä toimistoympäristöissä. Termiä käytetään yleisimmin toimistotöissä englanninkielisissä maissa Pohjois-Amerikan ulkopuolella.
Yksi päävalvojan ensisijaisista tehtävistä on käsitellä kaikkea kirjeenvaihtoa, ei ainoastaan tarkistaa saapuvaa postia ja varmistaa, että se saapuu oikealle henkilölle, vaan myös kirjoittaa kirjeitä lähtevälle postille. Jotkut pääkäyttäjät saattavat joutua menemään postitoimistoon noutamaan postin, mutta usein posti toimitetaan toimiston keskeiseen sijaintiin jakelua varten. Tämä velvollisuus on elintärkeä monille yrityksille, joilla voi olla tarjouksia tai muita asiakirjoja, jotka on tarkasteltava tiukoissa määräajoissa.
Joissakin toimistoympäristöissä pääkäyttäjä on vastuussa raporttien valmistelusta eri ohjelmistoympäristöissä. Siksi nämä tehtävät edellyttävät hyvää ymmärrystä toimisto -ohjelmistoista, mukaan lukien tekstinkäsittelyyn käytettävät tuotteet, laskentataulukot ja diaesitykset. Usein päävalvoja on vastuussa raakatietojen ottamisesta ja asettamisesta houkuttelevaan ja esiteltävään muotoon. Valvoja allekirjoittaa yleensä lopputuotteen ennen sen lähettämistä.
Suoran laajennuksen ja vastaajaviestien myötä päävalvojan työ puheluihin vastaamisessa ja siirtämisessä on jonkin verran vähentynyt useimmissa toimistoissa. On kuitenkin tilanteita, joissa työntekijää saatetaan kutsua vastaamaan pomon tai muiden johtajien puhelimiin. Jotkut asiat eivät ehkä voi odottaa, ja järjestelmänvalvojan on ymmärrettävä tilanne ja löydettävä asianmukainen vastaus. Lisäksi jotkut johtajat haluavat mieluummin, että front office -henkilö näyttää puhelut ennen niiden lähettämistä.
Toinen tapa, jolla pääkäyttäjät voivat tarjota hallinnollista tukea, on tietokannan hallinta. Jos yrityksellä on esimerkiksi jäsenyyksiä tai se tarvitsee ylläpitää myyntiluetteloa, tämä on velvollisuus, joka voi kuulua päävalvojalle. Tämän henkilön on varmistettava, että tietokannassa ei ole vanhentuneita tietoja, jotta he voivat pitää luotettavan yhteyden asiakkaisiin.
Joissakin toimistoissa päävalvoja on myös vastuussa yhden tai useamman johtajan aikataulun asettamisesta ja ylläpitämisestä. Tässä tilanteessa järjestelmänvalvoja järjestää kokouksia, vahvistaa tapaamiset ja yrittää pitää päivän aikataulussa mahdollisimman paljon. Tämä voi sisältää myös matkasuunnitelmien järjestämistä.