Dokumentaatioasiantuntija on ammattilainen, jonka päätehtävänä on joko luoda tai hallita asiakirjoja tai molempia. Tämä voi sisältää prosessien, projektien ja menettelyjen dokumentointia useilla välineillä. Se voi myös sisältää asiakirjojen keräämisen useilta sidosryhmiltä ja niiden yhdistämisen yhdeksi käyttökelpoiseksi tiedostoksi tai asiakirjaksi. Tällaisen dokumentoinnin tarkoitus voi vaihdella historiallisesta kiinnostuksesta liiketoimintakäytäntöjen luomiseen valtion vaatimuksiin.
Monissa tapauksissa dokumentaatioasiantuntija on henkilö, joka tosiasiallisesti suorittaa dokumentoinnin. Tämä voi tarkoittaa käytäntö- ja menettelyoppaiden kirjoittamista nykyisiin käytäntöihin perustuen tai käyttöoppaan luomista, joka dokumentoi tuotteen käytön tai kokoamisen. Se voi myös tarkoittaa toimien ja viestinnän aikajanan luomista silloin, kun sääntelyelimet sanelevat prosessin tai jos siihen voi mahdollisesti liittyä riita tai oikeusjuttu. Se voi myös tarkoittaa tapahtumien ja tapahtumien dokumentointia historialliselle tietueelle.
Ajattele esimerkiksi yritystä, jonka on suoritettava tietyt turvatoimet valmistusprosessin aikana. Dokumentaatioasiantuntija voisi olla vastuussa prosessin suorittamisen tarkkailusta ja sitten asiakirjan luomisen, joka kertoo työntekijöille, kuinka prosessi toistetaan vaihe vaiheelta. Tämä työ auttaa koulutuksessa ja auttaa myös osoittamaan sääntelyelimille, että yritys yrittää noudattaa oikeaa menettelyä.
Asiakirjojen kirjoittamisen yhteydessä tai niiden sijasta dokumentaatioasiantuntija voi olla vastuussa tapahtumien ja prosessien tallentamisesta still- tai videokuvauksella. Tähän voi kuulua onnettomuudessa sattuneesta autosta otettujen kuvien ottaminen vakuutus- tai oikeusjutun vahingon dokumentoimiseksi. Siihen voi kuulua myös erityisen tapahtuman tai toimenpiteen kuvaaminen, jotta se voidaan kuvata tarkasti luottamatta ihmisen muistiin.
Toinen asiakirja -asiantuntija on henkilö, joka kokoaa tarvittavat asiakirjat muilta. Jos esimerkiksi yritys on yrittänyt kerätä rahaa asiakkaalta ja harkitsee oikeustoimia, dokumentaatioasiantuntijaa saatetaan pyytää kokoamaan alkuperäinen ostosopimus, kaikki sovellettavat laskut ja kaikki sähköpostit tai muu viesti, joka on lähetetty tai vaihdettu kyseessä olevan asiakkaan kanssa. Tämän tyyppinen asiantuntija voi myös luoda riippumattomia asiakirjoja, jotka antavat lisätietoja tai kuvaavat, miten asiakirjat on hankittu.
On tärkeää huomata, että termiä ei pidä sekoittaa termiin asiakirja -asiantuntija. Dokumentaatioasiantuntija luo tai kokoaa asiakirjoja tiettyä seurantaa varten tai todistaa jotain. Asiakirja -asiantuntija on henkilö, joka työskentelee olemassa olevien asiakirjojen kanssa ja voi viitata moniin töihin, jotka vaihtelevat kopiointiliikkeiden virkailijoista käsialan asiantuntijoihin, jotka todentavat historiallisia asiakirjoja.