Asiakirjaohjaajaksi ryhtymiselle ei ole erityisiä vaatimuksia, mutta voi olla hyödyllistä saada korkeakoulututkinto, alan kokemus ja toimistolaitteiden ja -järjestelmien käyttötaidot. Asiakirjojen valvojat ovat vastuussa asiakirjojen hallinnasta yrityksessä tai organisaatiossa, mikä voi vaatia useita eri taitoja toimialasta riippuen. Eri yritykset voivat määrittää hakijoilta tiettyjä pätevyyttä, ja voi olla hyödyllistä tarkastella avoimia työpaikkoja tietyllä toimialalla saadakseen lisätietoja yleisistä odotuksista.
Henkilö, joka suunnittelee työskentelevänsä asiakirjanohjaimena, saattaa haluta harkita korkeakoulututkintoa liiketoiminnasta, matematiikasta tai viestinnästä. Joillakin organisaatioilla on koulutusohjelmia ihmisten valmistamiseksi erityisesti asiakirjojen valvontauraan, mukaan lukien sertifiointiohjelmat, jotka tarjoavat erityiskoulutusta tietyillä aloilla. Tästä voi olla apua ihmisille, jotka haluavat käsitellä luottamuksellista tai arkaluonteista materiaalia, kuten lääketieteellisiä asiakirjoja, joissa asiaankuuluvien lakien ja toimialan tuntemus on kriittistä.
Korkeakoulututkintoja ei yleensä vaadita asiakirjojen ohjaajaksi, mutta ne voivat auttaa. Opiskeluaikana harjoittelut voivat auttaa ihmisiä hankkimaan tietoa teollisuudesta sekä kokemusta asiakirjojen valvonnasta. On myös mahdollista aloittaa työskentely suoraan alalla ilman tutkintoa pääasiakirjan valvojan valvonnassa, joka voi tarjota työkoulutusta. Tässä asemassa olevat ihmiset saattavat haluta harkita lisäkoulutuksia taitojen ja pätevyyden kehittämiseksi, mikä voi johtaa ylennyksiin.
Joissakin tapauksissa yritykset odottavat hakijoilta erityisiä sertifikaatteja näihin tehtäviin. Saattaa olla tarpeen saada sertifikaatti tietystä järjestelmästä tullakseen asiakirjojen valvojaksi tai opiskelemaan kursseja lainsäädännöllisten asioiden tuntemiseksi. Jotkin teollisuudenalat, kuten rahoitusala, ovat tiukan sääntelyn alaisia, ja suurin osa niistä liittyy dokumentointikäytäntöihin. Yritykset haluavat, että ohjaimet, joilla on riittävä koulutus ja kokemus, välttävät lain rikkomista.
Alan kokemus tulisi myös yhdistää konferensseihin ja muihin tapahtumiin osallistumiseen, jotta voidaan kehittää ammatillisia yhteyksiä ja oppia uutta. Kun joku on tullut asiakirjavalvojaksi, ensisijaiset standardit voivat muuttua, ja heidän kanssaan on pysyttävä tahdissa tarjotakseen parhaat palvelut työnantajalle. Kauppajärjestöt ja muut ryhmät tarjoavat mahdollisuuksia, kuten työpajoja, aikakauslehtiä ja konferensseja, jotta ihmiset voivat oppia lisää asiakirjojen valvonnan kehityksestä ja ehdotetuista säännöksistä, jotka voivat vaikuttaa heidän teollisuuteensa.