Erikoistapahtumakoordinaattori suunnittelee ja toteuttaa tapahtumia yksityisille ja yritysasiakkaille. Vastuu kaikista tapahtuman pienistä yksityiskohdista, tässä asemassa olevat henkilöt valvovat usein muita huoltotyöntekijöitä, mukaan lukien sopimussuhteiset työntekijät. Joskus tämän tyyppisen uran työnkuvaus edellyttää tutkintoa tai muuta erikoiskoulutusta, kun taas toiset edellyttävät vain todennettavaa kokemusta ja vahvaa mainetta laadukkaiden tulosten tuottamiseksi.
Tunnetaan myös tapahtumasuunnittelijana, ja osa tapahtumista tai aktiviteeteista, joita erityistapahtumakoordinaattori voi kutsua helpottamaan, ovat häät, vastaanotot, yrityskokoukset, juhlat ja yksityiset juhlat. Koordinaattori voi omistaa oman tapahtumakoordinointiliiketoimintansa, mutta monet ovat suuryritysten ja -laitosten toimihenkilöitä. Yritysympäristössä työskenteleviin koordinaattoreihin turvaudutaan usein osana PR- tai markkinointitiimiä.
Itsenäisenä ammatinharjoittajana järjestettäviä erikoistapahtumakoordinaattoreita voidaan vaatia koordinoimaan useita tapahtumia saman ajanjakson aikana. Siksi koordinaattorin on oltava taitava palkkaamaan ja delegoimaan tehtäviä muille tukikykyä tekeville ammattilaisille varmistaakseen, että kunkin tapahtuman yksityiskohdat käsitellään tyydyttävästi oikea -aikaisesti. Samalla hänen on myös seurattava kuluja, laadittava asiakaslaskuja ja pidettävä jatkuvasti yhteyttä asiakkaan, tapahtumahenkilöstön ja kaikkien ulkopuolisten toimittajien kanssa jokaista tapahtumaa varten.
Erikoistapahtumakoordinaattoreiden on oltava taitavia toimimaan hyvin muiden kanssa ja hoitamaan useita tehtäviä kerralla. Useimpien odotetaan kommunikoivan ja solmivan sopimuksen ulkopuolisten toimittajien kanssa sisustaakseen tapahtumapaikan ja varmistaakseen, että laitteet, kuten valaistus- ja äänilaitteet, ovat turvallisesti paikallaan tapahtuman aikana. Heidän on myös oltava taitavia neuvottelemaan sopimuksista ulkopuolisten toimittajien kanssa varmistaakseen, että tapahtuman kustannukset pysyvät budjetissa.
Tämän työn keskipalkka vaihtelee koordinaattorin asiantuntemuksen ja kokemuksen sekä koordinaattorin työskentelyalueen mukaan. Koordinaattorin palkka riippuu myös palvelun asiakaskunnasta ja vuosittain koordinoitujen tapahtumien tyypeistä tai lukumäärästä. Palkat freelance -tapahtumasuunnittelijoille tai niille, jotka harjoittavat omaa tapahtumakoordinaattoriliiketoimintaa, voivat vaihdella sen mukaan, mitä asiakkaalta veloitetaan ja summat, jotka on maksettava tukihenkilöstölle. Henkilöstötehtävissä työskentelevien palkat ovat kuitenkin yleensä keskimääräisiä.