Toimiston avustaja/vastaanottovirkailija on tyypillisesti vastuussa front office -tehtävistä yrityksessä tai organisaatiossa. Vastaanottovirkailija yleensä valvoo pääsyä toimistoon tervehtimällä vieraita, ilmoittamalla työntekijöille vierailijoista ja työskentelemällä jakelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa. Lisäksi toimistoavustaja voi olla vastuussa monista toimiston hallinnollisista tehtävistä, kuten laskentataulukoiden, kirjeenvaihdon ja toimistotarvikkeiden tilaamisesta. Organisaation koosta ja sen työntekijöiden määrästä riippuen toimistovastaava/vastaanottovirkailija voi toimia myös henkilökohtaisena tai hallinnollisena avustajana yhdelle tai useammalle yrityksen johtajalle tai johtajalle.
Vaikka monet toimistot luottavat nykyään puhepostijärjestelmiin vastatakseen puhelimiin ja ohjatakseen soittajat asianomaiselle työntekijälle, monet palkkaavat edelleen toimistovastaavan/vastaanottovirkailijan hallitsemaan puhelinjärjestelmää ja puhumaan soittajille, joilla on vaikeuksia käyttää sitä. Vastaanottovirkailijat suorittavat myös tehtävän, joka valvoo vastaanottoaluetta, joka tunnetaan myös nimellä odotusalue tai huone, johon vierailijat yleensä saapuvat. Perinteinen toimistovastaava/vastaanottovirkailija ottaa yleensä vastuun siitä, että vierailija ilmoitetaan vierailleen henkilöille, tai jos vierailija on jakelija, vastaanottovirkailija yleensä allekirjoittaa paketit ja ilmoittaa vastaanottajille saapuminen. Toimiston avustaja/vastaanottovirkailija voi myös olla vastuussa “kävelijöiden” tiedottamisesta yrityksen palveluista, ja hän voi myös ajoittaa tapaamisia asiakkaiden ja työntekijöiden välille.
Yritykset, joilla on suhteellisen pieni toimistotyöntekijä, voivat vaatia toimistoavustajan/vastaanottovirkailijan ottamaan muita tehtäviä yrityksessä. Hyvin pienessä organisaatiossa tai erittäin säästeliäässä organisaatiossa vastaanottovirkailija voi toimia myös toimistopäällikkönä. Hän voi olla vastuussa toimiston toimivuuden varmistamisesta täydentämällä tarvikkeita ja seuraamalla toimistolaitteiden, kuten kopiokoneiden, faksien ja jopa tietokoneiden, suorituskykyä. Näitä tehtäviä hoitava toimistovastaava/vastaanottovirkailija ottaa yleensä yhteyttä korjausalan ammattilaisiin ja muihin urakoitsijoihin, jotka saattavat joutua suorittamaan töitä toimistotilassa tai rakennuksessa. Muita yhteisiä tehtäviä ovat tapahtumien suunnittelu, matkojen aikataulutus ja joissakin tapauksissa yleisen toimistoviestinnän hallinta, kuten ilmoitukset lomista, erityistapahtumat ja turvallisuusnäkökohdat.
Toimistotyöntekijän pätevyys vaihtelee sen mukaan, mitä taitoja tarvitaan tietyn yrityksen tehtävän ottamiseen. Monissa tapauksissa toimistotyöntekijät voivat hankkia taitojaan työssä tai suorittaa ammatillisen koulutusohjelman, joka antaa heille perustiedot toimistohallinnon menettelyistä. Muita vaihtoehtoja ovat jatko- ja aikuiskoulutuskurssit eri ohjelmistopaketeissa, liiketoiminnan kirjoittaminen ja viestintä ja protokolla.