Päästäkseen hallintotoimiston avustajaksi henkilön on opittava hallinto- ja toimistotehtävät, joita tarvitaan avustamaan henkilöstöä ja hallitsemaan ammattimaista toimistoympäristöä. Hallintotoimiston avustaja on yksi toimiston tärkeimmistä tehtävistä. Häntä tarvitaan monenlaisiin tehtäviin, jotka pitävät toimiston sujuvasti ja auttavat johtajia ja henkilökuntaa tekemään tehtävänsä tehokkaasti.
Kun hallintotoimiston avustajan työ luotiin, tehtäviin kuului kirjoittaminen ja puhelimeen vastaaminen. Ajan myötä tehtävät muuttuivat paljon yksityiskohtaisemmiksi ja laajemmiksi. Vaikka hallintotoimiston avustaja joutuu edelleen kirjoittamaan ja käsittelemään puhelinlinjoja, hänen on myös tehtävä esimerkiksi tapahtumien suunnittelu, asioiden hoitaminen, toimistotarvikkeiden tilaaminen ja paljon muuta. Henkilö, joka haluaa tulla hallintotoimiston avustajaksi, löytää työn melko monimutkaiseksi.
Päästäkseen hallintotoimiston avustajaksi henkilön on ensin kehitettävä toimistotaitoja. Avustajan pitäisi pystyä kirjoittamaan nopeasti, sanelemaan ja käyttämään toimistolaitteita, kuten faksilaitteita, kopiokoneita ja skannereita. Kopiointi, merkinnät ja arkistointi ovat kaikki tärkeitä ja auttavat hallintoviraston avustajaa pitämään toimiston järjestyksessä.
Avustajan on myös oltava hyvä ongelmanratkaisussa. Johtamis- ja toimistokysymykset luovutetaan usein avustajalle. Hallinnollisen avustajan on opittava suorittamaan moniajo, jotta hän voi hoitaa useita projekteja samanaikaisesti.
Oikean koulutuksen saaminen on myös välttämätöntä hallintoavustajaksi ryhtymiselle. Työtä aloittelijan avustajana ei ole vaikea saada lukion tutkintotodistuksella. Yksilö pärjää kuitenkin paljon paremmin ja korottaa palkkaa merkittävästi, jos hän pystyy suorittamaan yliopiston. On myös teknisiä kouluja hallinnollisille toimistotyöntekijöille, jotka haluavat keskittyä uraansa hallinnollisiin tehtäviin ja saada todistuksen siitä, että heillä on teknistä asiantuntemusta hallinnollisessa työssä.
Tekniset koulut voivat auttaa yksilöä hankkimaan tarvittavat ohjelmistotaidot, joita hallinnolliset avustajat tarvitsevat. Hallinnollisen avustajan on tunnettava ohjelmistot, kuten tekstinkäsittelyohjelmat, laskentataulukko- ja esitysohjelmistot. Joskus käytetään erikoistuneita ohjelmistoja, varsinkin jos avustaja työskentelee lakiasiassa tai lääketieteellisessä yrityksessä.
Monissa tapauksissa yksilöt työskentelevät yritysportaita pitkin tullakseen hallintoavustajaksi. Jotkut avustajat aloittavat vastaanottovirkailijana ja löytävät mahdollisuuksia ylennykseen yrityksessä. Valitettavasti ei ole mitään takeita siitä, että yritys edistää yksittäistä henkilöä, ja henkilön tulee olla tietoinen tästä ennen kuin hän päättää ottaa alemman aseman yrityksessä. Oikeat urapäätökset ja fiksut valinnat auttavat ihmistä tulemaan hallintotoimiston avustajaksi.