Otsikko ”tiedottaja” antaa vihjeen tässä tehtävässä olevan henkilön vastuista. Tiedonvälittäjää voidaan kuvata henkilöksi, jonka kautta tieto kulkee. Tämä sisältää sekä saapuvat tiedot, kuten puhelut ja viestit, että lähtevät tiedot, kuten postit ja yritystiedot. Hän on myös henkilö, joka hallinnoi tietoja tehtävien, kuten asiakirjojen järjestämisen, arkistoinnin ja jakelun, avulla.
Tietovastaavan erityistehtävät voivat vaihdella. Ne perustuvat usein liiketoimintaan ja teollisuuteen, jolla tämä asema työskentelee. Useimmat tiedotusvirkailijat suorittavat tehtäviä, joita voidaan yhdessä kuvata toimistotyön perustoiminnoiksi. Tämä tarkoittaa, että henkilö, joka on kiinnostunut saamaan tällaisen tehtävän, saattaa haluta tutustua tiettyihin toimistolaitteisiin. Bureau of Labor and Statisticsin (BLS) mukaan tietomiehet käyttävät puhelinta, henkilökohtaisia tietokoneita ja muita elektronisia laitteita sähköpostin ja faksin lähettämiseen.
Puhelimet ovat yleensä tärkeä osa tiedotusvirkailijan työtä. Merkittävä osa hänen ajastaan voidaan käyttää puheluiden vastaanottamiseen. Puhelimet, joita tavallisesti näissä asemissa olevat ihmiset käyttävät, eivät ole samanlaisia kuin kotitalouksissa. Nämä koneet on todennäköisesti suunniteltu ottamaan käyttöön useita linjoja, puheluiden siirtoa ja toimistojen välistä viestintää. On myös todennäköistä, että tässä asemassa olevan henkilön on hallittava vastauspalvelut, jotta hän voi hallita tällä tavalla siepattuja puheluita.
Tietojenkäsittelytaidot ovat yleensä tärkeitä tiedonvälittäjälle. Jokaisen, joka suunnittelee työskentelevänsä tällaisessa tehtävässä, tulisi tuntea suosittu tekstinkäsittely- ja laskentataulukko -ohjelmisto. Jotkut työt voivat vaatia muita atk -taitoja, kuten tietokannan hallintaa, ajoitus- tai kalenterisovelluksia ja toimialakohtaisia ohjelmia.
Faksilaitteet ovat laitteita, joiden avulla asiakirjoja voidaan lähettää puhelinlinjojen kautta. Tiedonvälittäjille annetaan yleensä vastuu sekä tietojen lähettämisestä että vastaanottamisesta tällä tavalla. Samaan aikaan näillä henkilöillä on myös yleisesti vastuu asiakirjojen ja pakettien vastaanottamisesta ja lähettämisestä sähköpostitse, kuriiri- ja postipalveluina. Tämä korostaa, että tässä tehtävässä olevan henkilön on oltava vahvat organisointitaidot ja oltava monitehtäväinen.
Tiedotusvirkailijan välitoiminnot keskeytyvät usein hänen velvollisuuksistaan olla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa. Tässä tehtävässä oleva henkilö voi olla ensimmäinen yhteyshenkilö asiakkaisiin ja muihin yrityksessä vieraileviin henkilöihin. Hänen tehtävänsä voi olla määrittää, saako ja milloin henkilö pääsee muiden organisaation henkilöiden luo.