Kääntäjä on henkilö, joka kääntää asiakirjan kielestä toiselle. Kääntäjä erottuu tulkista, joka tarjoaa puhutun kielen live -käännöksen. Hyväksytty kääntäjä on henkilö, jolle hänen valtionsa viranomainen, tuomioistuin tai valtuutusorganisaatio on antanut todistuksen, usein Fédération Internationale des Traducteurs (International Federation of Translators) -jäsen tai hän on saanut sen oppilaitokselta.
Yhdysvalloissa on tärkeää erottaa toisistaan varmennettu kääntäjä ja varmennettu käännös. Yleensä Yhdysvalloissa varmennettu käännös on käännös, joka täyttää tietyt kriteerit, mutta sen ei tarvitse olla valtuutetun kääntäjän valmistama, lukuun ottamatta asiakirjoja, joita käytetään oikeudenkäynneissä ainakin joillakin lainkäyttöalueilla. Varmennetun käännöksen kriteerit ovat kolmen kohteen sisällyttäminen: lähdeasiakirja tai sen alkuperäiskappale; käännös; allekirjoitettu ja notaarin vahvistama todistus siitä, että allekirjoittaja – joko kääntäjä tai käännöstoimisto – uskoo käännöksen olevan alkuperäinen ja täydellinen käännös. Muissa maissa varmennettu käännös on kuitenkin valtuutetun kääntäjän tekemä käännös.
Sertifioitu kääntäjä on yleensä läpäissyt kokeen ja saanut koulutuksen – muodollisen tai muun – sertifikaatin saamiseksi. Se ei välttämättä ole sertifiointiprosessin loppu. Ainakin joillakin sertifiointielimillä todistuksen ylläpitämiseksi vaaditaan täydennyskoulutusta. Joissakin paikoissa erikoistuminen on mahdollista, joten saatat löytää esimerkiksi sertifioituja oikeudellisia kääntäjiä.
On olemassa tietyntyyppisiä asiakirjoja, joilta vaaditaan usein oikeaksi todistettu käännös ja siksi varmennettu kääntäjä. Monet näistä ovat oikeudellisesti merkittäviä asiakirjoja. Esimerkkejä asiakirjoista, joita varten vaaditaan usein hyväksytty kääntäjä, ovat syntymätodistukset, adoptiopaperit, maahanmuuttoasiakirjat, lisenssit ja luvat, avioliitto- ja ajokortit, lukion ja korkeakoulun opintosuoritusotteet ja tutkintotodistukset sekä lääketieteelliset tiedot. Muita asiakirjoja, joita valtuutetut kääntäjät voivat käsitellä, ovat patentit, sopimukset, kauppasopimukset, talletukset, tuomioistuimen määräykset, vakuutukset, avioeromääräykset, testamentit jne. Sertifioidut oikeudelliset kääntäjät voivat erikoistua yhteen tai useampaan lain kääntämisen osa -alueeseen ja keskittyä tiettyihin asiakirjatyyppeihin.