Palkanlaskennan johtajat ovat henkilöstöasiantuntijoita, jotka pitävät tarkkaa kirjaa työntekijöiden palkoista, eduista ja veroista. Johtajat työskentelevät monissa eri tilanteissa, mutta useimmat ovat suuryritysten, vähittäiskauppojen, sairaaloiden ja koulujen palveluksessa. Palkkajohtajan vaatimukset voivat vaihdella asetusten ja työnantajan mukaan, mutta useimmat yritykset haluavat palkata ammattilaisia, joilla on korkeakoulututkinto ja usean vuoden HR -kokemus. Lisäksi vapaaehtoisen sertifioinnin hankkiminen arvostetulta kansalliselta toimistolta voi laajentaa henkilön mahdollisuuksia tulla palkanlaskennan johtajaksi.
Henkilö, joka haluaa tulla palkanlaskennan johtajaksi, voi alkaa valmistautua uraan jo lukiossa. Matematiikan, taloustieteen, viestinnän ja tietojenkäsittelytieteen kurssit voivat tarjota perustaitoja, jotka voivat maksaa valtavasti tulevassa palkkalaskurissa. Opiskelija voi pystyä hankkimaan lähtötason tehtävän yrityksessä HR- tai kellonaika-virkailijana saadakseen käytännön kokemusta liiketoimintaympäristöstä. Lähellä valmistumistaan hän voi alkaa etsiä yhteisöoppilaitoksia ja yliopistoja, joilla on vahvat liiketoimintaohjelmat.
Associate-tutkinto riittää joihinkin palkanlaskennan tehtäviin, mutta henkilö voi parantaa taitojaan ja pätevyyttään merkittävästi työskentelemällä kohti nelivuotista kandidaatin tutkintoa. Opiskelija, joka haluaa tulla palkanlaskennan johtajaksi, voi valita pääaineenaan HR, kirjanpito, liiketalouden tai siihen liittyvän aiheen. Edistyneet kurssityöt liike -elämän matematiikassa ja johtamisessa tarjoavat perusteellisen ymmärryksen tavallisesta terminologiasta, palkkaustekniikoista ja verolaeista. Tutkinnon suorittamisen jälkeen valmistunut voi etsiä avoimia työpaikkoja selaamalla työnhakusivustoja ja hyödyntämällä urakehityspalveluja koulussa.
Yksilö voi pystyä palkkahallinnon johtajaksi heti valmistumisensa jälkeen, mutta useimmat työntekijät aloittavat uransa avustajan tehtävissä. Virkailijana tai avustajana uusi ammattilainen oppii omakohtaisesti käyttämään sähköisiä arkistointijärjestelmiä, säätämään etuuspaketteja ja valmistelemaan veroja. Kokemuksen hankkiminen antaa työntekijälle mahdollisuuden täydentää työtaitojaan ja luoda vahvoja suhteita työntekijöihin ja esimiehiin. Useiden vuosien kokemuksella menestyneet avustajat saavat usein ylennyksiä johtotehtäviin.
Monet ammattijärjestöt tarjoavat sertifioinnin uusille tai toiveikkaille johtajille parantaakseen mahdollisuuksiaan löytää paremmin palkattuja työpaikkoja. Yhdysvalloissa American Payroll Association tarjoaa sertifioituja palkanlaskennan ammattilaisia työntekijöille, joilla on vähintään kolmen vuoden kokemus ja jotka ovat läpäisseet kirjalliset kokeet. Monissa muissa maissa on vastaavia organisaatioita, jotka auttavat johtajia urallaan. Asianmukaisilla valtuuksilla ja monen vuoden kokemuksella palkkahallinnon johtajalla voi lopulta olla mahdollisuus tulla johtavaksi henkilöstövalvojaksi tai jopa yrityksen johtajaksi.