Virtuaalinen kirjanpitäjä on alansa ammattilainen, joka työskentelee syrjäisellä paikalla eikä perinteisessä toimistoympäristössä. Hän on yleensä itsenäinen urakoitsija, joka tarjoaa täyden valikoiman yleisiä kirjanpito- ja kirjanpitopalveluja asiakkailleen ohjelmistojen, tietokantojen jakamisen, sähköpostin ja faksien kautta. Kotitoimistot ovat yleensä liiketoiminnan ainoa fyysinen sijainti.
Aivan kuten perinteisellä kirjanpitäjällä, myös virtuaalisella kirjanpitäjällä on yleensä asiantuntemusta monenlaisista kirjanpitosovelluksista. Hän on yleensä taitava käsittelemään ostovelkoja, saamisia, tilien täsmäytystä ja palkanlaskentaa. Pääkirjojen ja muiden tapahtumatietojen ylläpito on tyypillisesti osa hänen työstään.
Sen lisäksi, että virtuaalisella kirjanpitäjällä on kattava käsitys kirjanpidosta ja kirjanpidon periaatteista, hänellä on usein pääsy laajaan kirjanpito -ohjelmistoon. Jotkin ohjelmistot ovat kirjanpitojärjestelmiä, jotka yksinkertaisesti seuraavat tuloja ja menoja ja tuottavat sekkejä. Kehittyneemmät ohjelmat voivat arvioida veroja, laskea työkustannuksia, hallita projekteja ja työskennellä yhdessä laskentataulukon tai tekstinkäsittelyohjelmiston kanssa.
Yhä suosittu työkalu, jota virtuaaliset kirjanpitäjät käyttävät, on elektroninen skannauslaite, joka skannaa, luokittelee ja tallentaa yritystodistukset, käyntikortit sekä tärkeät kirjeet ja asiakirjat. Useimmat näistä laitteista ovat paikallisten ja alueellisten sääntelyviranomaisten hyväksymiä niin tarkkoja, että alkuperäiset kuitit ja asiakirjat voidaan hävittää skannauksen ja tallentamisen jälkeen. Tämä vähentää tilaa, jonka virtuaalinen kirjanpitäjä tarvitsee liiketoimintansa hoitamiseen ja samanaikaisesti useiden asiakkaiden palvelemiseen.
Tämän alan henkilön on usein tarjottava liitännäispalveluja, jotka ovat ainutlaatuisia teollisuudelle, jolla hänen asiakkaansa harjoittavat liiketoimintaa. Esimerkiksi pienet itsenäiset vähittäis- ja tukkumyynnit vaativat häntä usein seuraamaan ostotilauksia tai ylläpitämään kopioita asiakaslaskuista. Toimittajat ja valmistajan edustajat voivat pyytää kirjanpitäjää käsittelemään luottohakemuksia ja tarkistamaan myös viitteet. Asiakkaat voivat myös pyytää häntä laatimaan vuoden lopun raportit tai antamaan työntekijöille W-9- tai 1099-veroasiakirjat.
Ylempi korkeakoulututkinto on yleensä vähimmäisvaatimus virtuaalisesta kirjanpitäjäksi ryhtymisestä, mutta liiketalouden, kirjanpidon tai siihen liittyvän alan osakkuusyrityksen tai kandidaatin tutkinto voi parantaa ehdokkaiden työmahdollisuuksia. Onnistuakseen virtuaalisena kirjanpitäjänä vaaditaan tyypillisesti esimerkillisiä matematiikan taitoja. Korkea organisointitaso ja erinomainen huomio yksityiskohtiin ovat hyödyllisiä ominaisuuksia tässä tehtävässä. Koska virtuaalinen kirjanpitäjä toimii yleensä yksin, oma-aloitteisuus ja keskittyminen ovat tyypillisesti välttämättömiä menestykselle. Luotettavuus, rehellisyys ja harkintavalta ovat yleensä arvostettuja piirteitä niiden tietojen luonteen vuoksi, joita virtuaalisen kirjanpitäjän asiakkaiden on säännöllisesti jaettava hänen kanssaan.